Wie wir der Buchhaltung helfen?

Die Buchhaltung bestimmt auch bei uns am Ende über die Freigabe der Reisekostenabrechnung. Gleichzeitig digitalisiert und prüft unser System jedoch alles vor. So bekommt die Buchhaltung optische Hinweise, wenn Belege ggf. doppelt eingereicht werden, Reiserichtlininen verletzt sind oder bei digitalisierten Belegen Auffälligkeiten erkannt werden.

Eine zügig durchgeführte Reisekostenabrechnung steht und fällt oft an einem bestimmten Punkt: Dem Moment Ihrer Freigabe, sofern alle Informationen bei Ihnen denn auch ankamen. Mit unserer Reisekostenabrechnung MXP geben wir Ihren Geschäftsreisenden nun ein zeitgemäßes Tool an die Hand, um Belege aber auch Verpflegungspauschalen oder km-Geld gleich in digitaler & GoBD-konformer Form zu dokumentieren, wenn sie anfallen. Die Erfassung aller Reisedaten und der Beleg erfolgt dabei bequem mittels unserer Smartphone-App und wird automatisch zur Kontrolle an die Buchhaltung übermittelt. Vorher werden Reiserichtlinien und die digitalisierten Belege automatisiert überprüft. MXP dient quasi als eine Art Vorlage für sämtliche Vorgänge in Bezug auf die Reisekostenabrechnung und lässt sich schnell und unkompliziert aufsetzen. Während die Umstellung von der Planung bis zum Go-live kurzfristig realisierbar ist, wird eine erfolgreiche Implementierung im ganzen Unternehmen noch lange Wellen schlagen. Glauben Sie uns, Ihre Mitarbeiter:innen werden es Ihnen danken.

Der Grund dafür ist, dass Ihre talentierten Mitarbeiter:innen eine moderne Reisekostenabrechnung erwarten und sich nicht länger mit Bewirtungsbelegen in Papierform beschäftigen möchten. Vor allem Digital Natives & Millenials bevorzugen eine App, welche die Abrechnung der Reisekosten für sie erledigt. Wann beispielsweise Mahlzeitenkürzungen bei den Verpflegungspauschalen in Kraft treten oder nicht, ist für Ihre Mitarbeiter:innen irrelevant – es soll einfach funktionieren. Gleiches gilt für die Frage, ob es sich um ein so genanntes „Belohnungsessen“ handelt, zumal dies unter Umständen Auswirkungen auf die Verpflegungspauschale oder Steuer hat. Mit MXP haben Sie nicht nur ein sicheres Tool, welches alle relevanten Daten für die Buchhaltung bereits stellt, sondern übergeben auch an die Entgeltabrechnung alle notwendigen Daten mit Bezug auf Steuer und SV. Kilometer- & Verpflegungspauschalen werden automatisch berechnet und bei Belegen werden tagesaktuell Wechselkurse berücksichtigt.  Notwendige Personaldaten, Kostenstellen und/oder Projekte (Aufträge) gleichen wir ab und prüfen diese Informationen stets auf Vollständigkeit.

Mit uns und unserer Reisekostenabrechnung MXP kann sich also jede:r Buchhalter:in sicher sein, dass alles gesetzeskonform ist und den Regeln der Buchhaltung entspricht. Und gleichzeitig erfolgt eine hohe Entlastung z.B. bei der Belegkontrolle.

Verfügbar in über 30 SprachenNach deutschem Recht weltweit ReisenIn über 70Ländern nach Landesrecht reisen

„Die Internationalisierung von MXP in 3D“

Der Nerd in uns erklärt voller Begeisterung

„Die momentane gesetzliche Bestimmung besagt, dass ein:e Arbeitnehmer:in nach drei Monaten den Anspruch auf die Verpflegungspauschale verliert oder diese individuell versteuert werden muss, wenn regelmäßig ein bestimmter Projektort besucht wird, d.h. ein bestimmtes Unternehmen. Diese 3-Monats-Frist beginnt in dem Moment, wo besagte Besuche an drei beliebigen Tagen innerhalb einer Woche stattfinden – und wird zurückgesetzt, sobald eine Unterbrechung von vier Wochen stattfand.“

Nun sind wir uns dessen bewusst, dass es ist nicht für alle so spannend ist wie für die Abrechnungsspezialist:innen, die sich tagtäglich mit solchen Feinheiten der Reisekostenabrechnung beschäftigen. Und nicht jede:r hat Spaß dabei, sich im Detail mit Verpflegungsmehraufwendungen auseinanderzusetzen. Wir schlagen eine Brücke zu Management und den Reisenden selbst, und genau an dieser Stelle kommt MXP ins Spiel. Unser System fragt im Zuge der Erfassung zu denVerpflegungspauschalen nur Datum, Zeit und Ort ab, erkennt derartige Regelmäßigkeiten anhand der eingepflegten Daten – und würde im Falle der 3-Monats-Regel die Pauschale selbstständig auf Null setzen oder den individual zu versteuernden Anteil an Ihre Entgeltabrechnung übergeben.


Wie wir dem Management helfen?

Geschäftsreisen gehören heute zum Alltag für das Management. Zum Einen ist das Management meist selbst Reisende:r und gleichzeitig gilt es Budgets zu überwachen und der Führsorgepflicht als Arbeitgeber:in nachzukommen. Wir helfen dem Management sowohl Budgets zu überwachen, als auch Entscheidungen in den Genehmigungsprozessen faktenbasiert und unkompliziert treffen zu können.

Eine zügig durchgeführte Reisekostenabrechnung steht und fällt oft an einem bestimmten Punkt: Dem Moment Ihrer Freigabe, sofern alle Informationen bei Ihnen denn auch ankamen. Mit unserer Reisekostenabrechnung MXP geben wir Ihren Geschäftsreisenden nun ein zeitgemäßes Tool an die Hand, um Spesen gleich dann in digitaler & GoBD-konformer Form zu dokumentieren, wenn sie anfallen. Nicht nur die Erfassung der Verpflegungspauschalen, des km-Geldes und der Belege erfolgt dabei bequem mittels unserer Smartphone-App, sondern gleichzeitgig können Sie in der gleichen APP Reiseanträge und Reisekostenabrechnungen genehmigen oder ablehnen.

Sie bekommen die Information zu solchen Anträgen im gewohnten Kanal (E-Mail) und springen von dort direkt in die APP. Hier bekommen Sie alle relevanten Informationen und optische Hinweise bei Verstößen gegen Reiserichtlinien. So geht digitales Arbeiten ohne nerviges Rückfragen.

MXP dient quasi als eine Art Vorlage für sämtliche Vorgänge in Bezug auf die Reisekostenabrechnung und lässt sich schnell und unkompliziert aufsetzen. Während die Umstellung von der Planung bis zum Go-live kurzfristig realisierbar ist, wird eine erfolgreiche Implementierung im ganzen Unternehmen noch lange Wellen schlagen. Glauben Sie uns, Ihre Mitarbeiter:innen werden es Ihnen danken.

  • Transparente Darstellung aller abrechnungsrelevanten Informationen
  • Einfache Übersicht des Freigabe Status für alle Beteiligten
  • Digitalisierung der Prozesse
  • Schnellstmögliche und einfache Freigabe durch Vorgesetzte und Prüfer:innen
  • Digitalisierung Ihrer Belege via mobiler APP
  • GOBD konforme Archivierung der Belege

Unsere Systeme bilden die jeweiligen lokalen Reiserichtlinien von bereits über 75 Ländern in alle Gänze ab, wobei wir MXP ganz auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zuschneiden. Wir lernen Ihre betriebsinternen Abläufe vorab kennen und passen die Schnittstellen an, um den Prozess der Reisekostenabrechnung in Ihrem Hause zu optimieren. Dank spezieller MXP-Module werden Mehrwertsteuer-, Datums- oder auch Lieferant- & Ortsdaten auf den erfassten Belegen automatisch erkannt, eingepflegt, für eine manuelle Kontrolle den Prüfer:innen angezeigt und ggf. auf Korrekturbedarf hingewiesen. Im Hintergrund erfolgen Berechnungen der Verpflegungpauschalen & des Kilometergeldes oder auch der Mahlzeitenkürzung ganz automatisch, sodass die Buchhaltung die Reisekostenabrechnung zum Abschluss formal prüft, unter Umständen Datensätze korrigiert und anschließend an Sie zur Freigabe weiterleitet – voilà, und schon ist die Geschäftsreise abgerechnet. Schneller und bequemer lässt sich solch ein Abrechnungs- und Genehmigungsprozess wohl kaum realisieren, zumal wir dank unserer Technologie das Risiko für manuelle Fehler, wie beispielsweise vergessene Informationen oder Tippfehler, erheblich reduzieren.


Wie wir Extra-Stress auf Reisen vermeiden?

Geschäftsreisen gehören für viele inzwischen zum Arbeitsalltag. Egal ob Vielreisende oder Mitarbeiter:innen, die nur ein, zwei Mal im Jahr zu einem Seminar oder einer Messe reisen, für alle ist es lästig Beleg zu sammeln und nach der Reise das Geld erstattet zu bekommen.

MXP sorgt für Ordnung im Karton! Ein Bewirtungsbeleg hier, eine Hotelabrechnung dort … und immer geht irgendetwas verloren. Dank der im Lieferumfang enthaltenen App werden Belege nun digital erfasst und direkt zugeordnet. Außerdem müssen Sie als Nutzer:in weder die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kennen, noch die Verpflegunsgpauschalen oder km-Geld-Regeln im Kopf ausrechnen. Die Verpflegungspauschale zu erläutern, gehört ebenso wenig zu Ihren Aufgaben – für Sie zählt ein intuitiv bedienbares Tool auf dem Smartphone*, das sämtliche zur Reisekostenabrechnung zugehörigen Informationen zwecks Genehmigung direkt an die Buchhaltung weiterleitet – MXP ist das passende Tool für diesen Zweck. Für Sie, Ihre Führungskraft und die Kolleg:innen im Back Office ergeben sich dadurch eine enorme Zeitersparnisse samt der Gewissheit, dass bei der Reisekostenabrechnung der Dienstreise bis zur Freigabe alles seinen formalen Gang geht und das ausgelegte Geld schneller wieder auf Ihrem Konto ist.

[VIDEO: Digitalisierung von Belegen (Einscann-Vorgang aus User:in-Sicht)]

So ist vom sonst üblichen Abrechnungsstress keine Spur mehr, sodass Sie sich stattdessen direkt wieder dem Tagesgeschäft widmen können. Als User:in der zu MXP zugehörigen Smartphone-App dokumentierten Sie schließlich bereits während Ihrer Geschäftsreise sämtliche Ausgaben wie etwa Hotelabrechnungen, Spesen, Zugtickets oder auch zurückgelegte Kilometer und Taxi-Quittungen. Jeder einzelne Beleg wurde unmittelbar eingescannt, zugeordnet und der Datensatz automatisch auf Vollständigkeit überprüft, bevor die Weiterleitung an die Buchhaltung erfolgt. Und zu jedem Zeitpunkt erhalten Sie eine Benachrichtigung über den Stand der Reisekostenabrechung, egal ob es um Verpflegungspauschalen, km-Geld oder zu erstattende Belege geht. Mit unserer Software dauert der Prozess – von der Beantragung bis hin zur Erstattung Ihrer Aufwendungen - nur wenige Tage. Um Ihre Dienstreise so angenehm wie nur möglich zu gestalten, bietet Ihnen die mobile Version von MXP die folgenden Funktionen:

  • mobile Erfassung von Belegen innerhalb weniger Sekunden mittels Smartphone-Kamera
  • Automatisiertes Auslesen der Beleginformation (keine manuelle Erfassung mehr)
  • gänzlich digitale Einreichung der Abrechnungen
  • ebenso digitale Genehmigung der Abrechnung
  • jederzeit Einsicht in den jeweiligen Status der Bearbeitung

Sämtliche Prozesse verlaufen zu 100 Prozent digital und transparent – eben genau so, wie man es heutzutage von einer modernen Arbeitsumgebung erwartet. Einen Prozess, für den in analogen Zeiten vier bis acht Wochen eingeplant wurden, verschlanken wir dank MXP auf max. fünf Tage. Dieser Zeitraum enthält schließlich wertvolle Zeit, die Sie besser nutzen können als handschriftliche Anträge auszufüllen. Mit Ihren Talenten konzentrieren Sie sich auf Ihren Geschäftsalltag – und überlassen die Erstellung einer perfekten Reisekostenabrechnung uns bzw. MXP. Das Thema der Reisekostenabrechnung ist und bleibt unser Steckenpferd, sodass wir Ihnen diese Aufgabe mit Vergnügen abnehmen.

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