Wie hoch ist die Kilometerpauschale bei Dienstreisen

Was ist der Unterschied von Pendlerpauschale und Kilometerpauschale

Was hat die Kilometerpauschale mit der Energiekrise zu tun?

Schon vor der Verschärfung der Energiekrise durch den Krieg in der Ukraine und den damit verbundenen Wirtschaftssanktionen gegen Russland, standen die Themen Energie / Verkehr usw. bereits im Fokus. Sicher ist nahezu allen klar, dass es massive Veränderungen in der Organisation unseres Lebens und Arbeitens geben wird.

Ein Thema, welches dabei gerade auch von der Politik häufig diskutiert wird, sind die Pendlerpauschalen. Dabei sind die Pendlerpauschalen scheinbar ein sehr emotionales Thema. Während manche der Meinung sind, sie müsste deutlich gesenkt werden, um das Pendeln mit dem Auto unattraktiv zu gestallten und so Energieverbrauch und Emission zu senken, vertreten andere die Meinung, dass sie gerade bei immer weiter steigenden Preisen an den Tankstellen deutlich zu erhöhen ist, um soziale Verwerfungen zu vermeiden.

Diese Diskussion möchten wir hier nicht führen und ganz sicher haben wir keine Wahrheit dafür. Und: Was hat die Pendlerpauschale überhaupt mit der Kilometerpauschale bei Geschäftsreisen zu tun?

In unseren Projekten zur Einführung einer digitalen Reisekostenabrechnung führen wir fast immer eine Diskussion zum Kilometergeld mit unseren Kunden. Aus diesem Grund möchten wir mit diesem Blog-Beitrag für etwas Klarheit sorgen.

Was ist der Unterschied zwischen Kilometerpauschale und Pendlerpauschale?

Die Pendlerpauschale, die eigentlich Entfernungspauschale heißt, steht im Grunde jedem Menschen zu, der Steuern zahlt und einen regelmäßigen Arbeitsweg hat. Denn genau für diesen dürfen 0,30 € für jeden Kilometer als Werbungskosten veranschlagt werden. Hierbei ist es völlig egal, ob es sich um Arbeitnehmer:innen oder Selbständige handelt und auch ob die Strecke mit dem Auto, Fahrrad, zu Fuß oder wie auch immer zurückgelegt wird. (Deshalb – ENTFERNUNGSPAUSCHALE)

Hierzu gab es jetzt eine Anpassung, sodass sich der Wert auf 0,35 € je Kilometer ab dem 21. Kilometer erhöht. (von 1 – 20 km bleibt es bei den 0,30 €). Diese Regelung gilt ab 2021 und bis 2023. Für die Jahre 2024 – 2026 gelten dann 0,38 € ab dem 21. Kilometer. Wichtig für die Berechnung ist noch zu berücksichtigen, dass nur der EINFACHE Weg, also der Hin- oder der Rückweg anzugeben ist.

Nicht verwechselt werden darf die oben beschriebene Entfernungspauschale mit der Kilometerpauschale.

Bei der Kilometerpauschale handelt es sich um eine freiwillige Leistung, die Arbeitgeber:innen den Arbeitnehmer:innen zahlen können, sofern diese ein privates Fahrzeug für dienstliche Zwecke verwenden. Das kann eine kurze Fahrt während der Arbeitszeit oder auch die Dienstreise sein. Dies gilt im Übrigen seit 2014 nur noch für motorisierte Fahrzeuge. - Frühere Unterscheidungen oder Fahrräder usw. sind obsolet. Und als Dienstreise gilt in der Regel, dass diese über die Stadtgrenze hinausführen muss, um als solche zu gelten.

Nutze ich also ein privates, motorisiertes Fahrzeug für dienstliche Zwecke, kann ich über das Einreichen einer Reisekostenabrechnung die Auszahlung einer Kilometerpauschale beantragen.

Wie hoch ist die Kilometerpauschale?

Der §670 BGB regelt, das Arbeitnehmer:innen einen Ersatz für Aufwendungen einfordern können.

Und spätestens hier fangen häufig die Missverständnisse an. Diese generelle Regelung sagt nichts über die Höhe aus.

Bei der Berechnung der Höhe des Ersatzes kommt die Kilometerpauschale zum Ansatz. Diese beträgt aktuell für PKW 0,30 € und für Motoräder/Mopeds 0,20 €. Die jeweils aktuellen Werte finden Sie im BUNDESREISEKOSTENGESETZT.

Fahre ich also 100km mit meinem privaten Auto auf einer Dienstreise, bekomme ich 100 x 0,30 = 30 €. Schön, wenn es so einfach wäre. Denn es gibt noch jede Menge WENN’s und ABER’s.

    • Es ist wichtig zu verstehe, dass die Erstattung NICHT gesetzlich vorgeschrieben ist
    • Das Arbeitgeber:innen MEHR, WENIGER oder auch NICHTS bezahlen können.

Wird nichts oder weniger als die Kilometerpauschale gezahlt, können die Fahrtkosten als Werbungskosten bei der Steuererklärung geltend gemacht werden.

    • wird nichts gezahlt, entsprechend km x Pauschale
    • wird weniger gezahlt, entsprechend km x Pauschale – gezahlt durch Arbeitgerebr:in

Wird durch die Arbeitgeber:in mehr als die Pauschale lt. Bundesreisekostengesetzt gezahlt, fallen Steuern an (siehe Einkommenssteuergesetz), welche in aller Regel von der Arbeitgeber:in berechnet und auch direkt abgeführt werden.

Soweit so kompliziert. Grundsätzlich gilt natürlich, dass auch die tatsächlichen Kosten durch die Arbeitgeber:in ersetzbar sind. Hier ergibt sich regelmäßig das Problem, diese zu ermitteln. Dabei stellen sich z.B. Fragen wie:

    • Wie hoch war der Verbrauch? Oder wie viel Benzin o.ä. wurde tatsächlich für exakt diese fahrt verbraucht?
    • Wie hoch war der Preis exakt dieser Menge an Kraftsoff?
    • Wie hoch war die konkrete Abnutzung des Fahrzeugs. Usw.

Genau um dieses Problem zu umgehen, wurde die Pauschal-Regelung geschaffen.

Bleibt als letztes noch zu schauen, wie es bei den gefahrenen Kilometern aussieht. Denn auch hier gibt es ggf. einiges zu beachten. Die gute Nachricht ist, dass bei Prüfungen die Anzahl der gefahrenen Kilometer durch Ermittlung von bspw. GoogleMaps akzeptiert wird. D.h. verzichten Sie auf die Messung der tatsächlich konkret gefahrenen Strecke und zahlen die Kilometerpauschale nach Entfernung auf Basis von Google Maps aus, passt das.

Aber natürlich kann diese ermittelte Strecke von der tatsächlichen abweichen.

    • Habe ich im Navigationssystem „schnellste“ oder „kürzeste“ eingegeben?
    • Habe ich Fahrten auf Autobahnen ein- oder ausgeschlossen
    • Habe ich ggf. einen Stau oder ähnliches umfahren
    • Usw.

Ein besonders komplexer Fall kann sich auch aus einer Kombination von Fahrt zur Arbeit und Dienstreise ergeben. Ich wohne bspw. im östlichen Umland von Berlin. Fahre ich zu einer Dienstreise z.B. nach Hannover, umfahre ich Berlin über den Berliner Ring. Ein anderer Kollege wohnt südwestlich von Berlin und unser Büro liegt genau zwischen unseren Wohnorten.

    • Seine Strecke von zu Hause nach Hannover ist also kürzer als Büro – Hannover.
    • Meine Strecke von zu Hause nach Hannover ist länger als Büro – Hannover.
    • Was würden Sie bezahlen?

Fazit

Ich denke, das klar geworden ist, dass dieses Thema gar nicht so einfach ist, wie es der Begriff „Pauschale“ erwarten lässt. Denn Pauschalen dienen eigentlich dem Zweck komplizierte Sachverhalte zu vereinfachen.

Wichtig zu verstehen ist es, dass es gesetzliche Rahmenbedingungen gibt und gleichzeitig einen erheblichen Spielraum für die Arbeitgeber:innen, was tatsächlich wofür gezahlt wird. Je nachdem, wie Sie sich entscheiden, ergeben sich dann in der Ableitung jedoch wieder verschiedene Konsequenzen, die von zufriedenen bis unzufriedenen Reisenden bis zu gesetzlich vorgeschriebenen steuerlichen Regelungen gehen können.

In den Projekten mit unseren Kunden haben wir hierzu immer wieder sehr umfangreiche Diskussionen. Oft gibt es interne Regelungen, die über die Jahre entstanden sind. Da möchte man den Reisenden entgegenkommen oder es sind Besitzansprüche gewachsen. Jede gesetzliche Anpassung der letzten Jahre und die internen Diskussionen haben zu weiteren Kompromissen geführt. Das alles ist nicht grundsätzlich falsch.

Unsere Empfehlungen sind dennoch sehr deutlich:

  • Fixieren Sie die Regelungen in Ihrer Reiserichtlinie, sodass sie für alle transparent ist
  • Halten Sie die Regelungen so einfach, wie möglich z.B.
    • Möglichst EINE Regelung für ALLE
    • Zahlen Sie das X-fache der Pauschale
      • wobei X = oder kleiner/größer 1 sein kann
      • keine WENN, DANN – Regeln
    • Berechnen Sie konsequent km nach GoogleMaps: Abfahrtsort – Zielort
      • Keine Umfahrungen
      • Kein manuelles Anpassen (und wenn, dann nur mit „erzwungener“ Begründung)
  • Nutzen Sie eine Software zur Reisekostenabrechnung, die Sie dabei unterstützt
    • Ihre Regeln transparent zu gestalten
    • Ihre Regeln durchzusetzen
    • Auch wenn Sie Ihre Regeln nicht einfach gestalten können (also auch die komplexen Anforderungen beherrscht)

Und jetzt überprüfen Sie kritisch, wie es derzeit bei Ihnen ist.

Gern senden Sie uns Feedback oder vereinbaren Sie einen Termin für einen kostenfreien Erfahrungsaustausch. Wir teilen unsere Expertise sehr gern mit Ihnen.

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