Ein ganzheitliches System
Unsere Reisekostenabrechnung MXP gibt Fehlinterpretationen beim Verpflegungsmehraufwand (VMA) oder auch den Kilometerpauschalen keinen Raum – wir stellen konkrete Fragen und verarbeiten unmissverständliche Antworten. Mit unserem technischen Partner MobileXpense bilden wir somit sämtliche Facetten der Reisekostenabrechnung in aller Gänze ab und passen das Tool bei Bedarf auch gerne dem CI Ihres Unternehmens an. MXP berücksichtigt die Perspektiven aller Stakeholder und sorgt für eine reibungslose Kommunikation der Bereiche untereinander. Wir haben dabei genauso an die Reisenden, wie die Führungskräfte und auch das Back Office gedacht. Der Abrechnungsprozess von Geschäftsreisen stellt so nicht länger ein Rätsel dar, sondern erfolgt automatisiert und transparent für alle Beteiligten.
Die Prüfungs- und Genehmigungsprozesse werden auf diese Weise dank MXP signifikant verkürzt. Im Zuge der Bereitstellung der web-basierten Software für die Reisekostenabrechnung inkl. App führen wir selbstverständlich Schulungen durch und sorgen mit der zugehörigen Smartphone-App dafür, dass Ihre Mitarbeiter:innen die Reisekostenabrechnung mit allen Belegen, der Kilometerpauschale oder auch dem Verpflegungsmehraufwand (VMA) quasi "on the fly" erledigen können. Vertrauen Sie uns, die Vorteile der Digitalisierung werden auch im Bereich der Reisekostenabrechnung dank der Zeitersparnis durch die automatisierte Verarbeitung deutlich spürbar.
- Über 5800 Implementationen
- Verarbeitung von über 25 Mio Transaktionen pro Jahr
- Aktiv in über 100 Ländern
- Rund 1.7 Mrd € werden pro Jahr Abgerechnet
- Über 1.7 Mio Enduser
Kurzum: MXP ist ein umfangreiches Tool, welches die Reisekostenabrechnung erheblich vereinfacht. Die wichtigsten Funktionen lauten wie folgt:
- Web-Anwendung für die Reisekostenabrechnung
- Smartphone-App für die digitale Belegerfassung (iPhone und Android Systeme)
- intelligente Prüfsysteme zur Überwachung von manuell oder via OCR erfasster Daten
- Import von via Firmenkreditkarte bezahlten Transaktionen
- Online-Training für User:innen & genehmigendes Management (DE & EN)
- E-Mail-Benachrichtigungen für Reisende & genehmigende Personen
- täglicher Import der Währungskurse (Kassakurs von XE.COM oder EZB)
- regelmäßige Durchführung von Back-ups – täglich (Delta) & wöchentlich (gesamt)
- termingerechte Wartung & Aktualisierung der Software nach den jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen
- Support-Hotline für die Administrator:innen & Prüfer:innen
- wöchentlich aktualisiertes Testsystem für Sie als Kund:innen
Darüber hinaus ermöglicht MXP sowohl eine periodische Datenübergabe an das Finanz- & Lohnbuchhaltungssystem als auch die Erstellung eigener Berichte, speichert die Daten für elf Jahre ab und und und. Sie sehen, die Liste ist lang – und dabei haben wir noch gar nicht die Erfahrungsberichte unserer Referenzkunden angesprochen. Neben dem eigentlichen System für die vereinfachte Reisekostenabrechnung gibt es nämlich noch zahlreiche weitere gute Gründe, sich für MXP und uns als Reseller & Berater zu entscheiden. Sprechen Sie uns einfach an und lernen Sie openMIND kennen, Ihren Partner für den komplexen Bereich der Reisekostenabrechnung! Bei Interesse lassen wir Ihnen gerne weitere Informationen zukommen oder präsentieren Ihnen die Lösung in einem WEB-Workshop. Selbstverständlich unterstützen wir Sie jederzeit gern bei der Verbesserung der Workflows rund um Dienstreisen, Verpflegungsmehraufwendung (VMA) & Kilometerpauschalen.
Mobil & plattformübergreifend
Eine moderne Reisekostenabrechnung setzt voraus, dass der Datenimport so unkompliziert wie nur möglich erfolgt: idealerweise direkt per Scan via Smartphone-Kamera. Die mobile Belegerfassung ermöglicht es so den Reisenden, noch im Zug oder Flugzeug sämtliche Formalitäten zu erledigen. Und das Beste ist: Das fehlerbehaftete Eintippen fällt weg, denn per Optical Character Recognition (OCR) werden die mit Smartphone gescanten oder auch als PDF eingelesenen Belege automatisch erkannt, klassifiziert und im System hinterlegt. Sollte das auf Künstlicher Intelligenz beruhende Controlling-System an dieser Stelle unvollständige Informationen erkennen, erhält die Buchhaltung gemäß dem 4-Augen Prinzip eine Warnung sowie die Möglichkeit, den Datensatz manuell zu ergänzen oder zu ändern.
Während man während einer Geschäftsreise direkt die Smartphone-App zur Belegerfassung verwendet, liegt der Fokus in der Buchhaltung auf der Web-Anwendung. Auf einer übersichtlichen Oberfläche werden sämtliche für Prüfer:innen relevante Funktionen auf einen Blick ersichtlich:
- Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes (VMA) (länderspezifische Berechnung)
- Berechnung der Mehrwertsteuer
- automatische sowie fortwährend aktualisierte Wechselkurse
- Berechnung der Kilometerpauschalen
- Import von via Firmenkreditkarte gezahlter Transaktionen
Vom Reiseantrag über die Erfassung, Digitalisierung udn Prüfung aller Belege bis zur fertigen Reisekostenabrechnung wird der gesamte Vorgang abgebildet. Je nach geltenden Reiserichtlinien sind entsprechende Vorgaben bereits im System hinterlegt, damit auch sämtliche Zuschläge und Kürzungen automatisch berechnet werden. Dabei können auch abweichende Reiserichtlinien für verschiedene Gruppen von Mitarbeiter:innen im System hinterlegt werden. Abweichungen zu gesetzlichen Vorgaben werden erkannt und entsprechend steuerlich bewertet. Währungen und die jeweilig gültige Mehrwertsteuer (auch international) werden immer aktuell gehalten. So wird sicher gestellt, dass die Basis für die Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen (VMA), Kilometerpauschalen oder auch steuerlichen Anteile stets auf aktuellen Informationen beruht.
Jedwede Daten sind jederzeit ohne Verzögerung verfügbar, und zwar unabhängig davon, an welchem Ort sich die Expert:innen aus Ihrer Finanzbuchhaltung oder der Lohn- und Personalverwaltung befinden. Die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung begünstigt somit auch das mobile Arbeiten bspw. im Home Office, sodass wir mit MXP gerne die entsprechenden Voraussetzungen dafür schaffen.
Safety first
Auf Controlling-Seite ermöglichen wir mit MXP die für Finanz- & Lohnbuchhaltung relevante Durchführung von Exports & Reportings. Wir sorgen für eine reibungslose Anbindung an Ihre ERP- & Personalsoftware, speichern eingetragene Daten über elf Jahre ab – und sind über unseren Support im Falle von Rückfragen via E-Mail und Telefon für Sie erreichbar. Unser GoBD-konformes System ist sowohl ISAE- als auch ISO-zertifiziert, wobei die in Hochsicherheitsrechenzentren befindlichen Server ebenfalls über eine ISO-Zertifizierung verfügen. Bei den Hochsicherheitsrechenzentren handelt es sich um eine 100%ige Spiegelung in Georedundanz innerhalb der EU. Angemerkt soll sein, dass auch alle Systemadministratoren von innerhalb der EU auf die Software zugreifen, sofern dies nötig wird.
Davon abgesehen wird unsere Software selbstverständlich regelmäßig gewartet und den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen gemäß aktualisiert. Dies gilt nicht nur für das deutsche Reiserecht, sondern für alle von uns aufgelisteten Länder. Und damit zwischendurch nichts schiefgeht, werden mehrmals täglich Back-ups der Änderungen durchgeführt sowie einmal im Monat der gesamte Datenbestand gesichert. Wie Sie sehen, überlassen wir nichts dem Zufall. Geballte fachliche Kompetenz gepaart mit langjähriger Projekterfahrung samt IT-Kenntnissen lehrt uns, grundsätzlich auf Nummer sicher zu gehen.
MXP-Integration
Genauso sorgfältig wie die Serverstruktur an sich behandeln wir auch die einzelnen Datensätze. Bevor wir mit der Systemaufsetzung und Integration von MXP beginnen, lernen wir Ihre bisherigen Systeme im Detail kennen, um das Tool bestmöglich zu konfigurieren und einen problemlosen Wechsel gewährleisten zu können. Wir beurteilen das Optimierungspotenzial von bestehenden Prozessen in der Reisekostenabrechnung und untersuchen bei Schnittstellen die Möglichkeiten einer effizienteren Anbindung. Das betrifft beispielsweise die Verknüpfung mit bestehender Software seitens der Personalverwaltung, um die Stammdaten Ihrer Geschäftsreisenden direkt zu verarbeiten. Und andersherum stellen wir sicher, dass neue gesetzliche Vorgaben, wie z.B. eine geänderte Mehrwertsteuer oder neue Gestze hinsichtlich der Verpflegungsmehraufwendungen (VMA) oder der Kilometerpauschalen, auch in Ihrem System aktualisiert werden.
Welche Informationen dieser Datenaustausch konkret beinhaltet, verdeutlicht die folgende Übersicht:
| auf Unternehmerseite | seitens MXP |
|---|---|
| Benutzerstammdaten (Benutzername, Nachname, Vorname, Personalnummer, ggf. Kreditorennummer, User:in-E-Mail, Spesen) | Wahlweise F01 – F05 (Spesenkategorien, Brutto / Netto / VAT, Transaktions- & Buchungsdatum, Sachkonten, ggf. Kreditorennummern) |
| Kostenstellen | Wahlweise F06 (Personalnummer, M-Andruck, Sachbezüge, Werte für pauschale und / oder individuelle Versteuerungen; ggf. Auszahlungsbetrag) |
| Ggf. Projekte / Aufträge | Wahlweise Protokolle der Reisekostenabrechnung (inkl. aller digitalisierter Belege) |
In Bezug auf die jeweilig gültigen Reiserichtlinien unterscheiden wir bewusst zwischen definitiven Vorgaben und optionalen Einstellungen, bei denen Sie als Unternehmen die Wahl zur Art und Weise der Umsetzung haben. Auf diese Weise gewährleisten wir ein gemäß Ihren Bedürfnissen konfiguriertes Produkt und kommunizieren etwaige Updates vorab, sodass Sie über die nächsten Schritte zu jedem Zeitpunkt informiert sind. Gerade in der Anfangsphase stehen wir Ihnen jederzeit mit Rat & Tat zur Seite und sind selbstverständlich auch danach im Falle von Rückfragen gerne über unseren Support für Sie erreichbar.
