Prüf- und Genehmigungsprozesse in der Reisekostenabrechnung beschleunigen

Wie Sie Prüf- und Genehmigungsprozesse in der Reisekostenabrechnung beschleunigen

Weshalb es wichtig ist, darüber nachzudenken 2

Erinnern Sie sich noch an den ersten Blog-Beitrag zum Thema Auszahlung von Reisekosten? Wenn nicht lesen Sie hier gern noch einmal nach.

Der beste Weg Reisekosten auszuzahlen

Heute wollen wir den Faden wieder aufnehmen und uns ansehen, wie ein für Sie optimaler Weg zur Auszahlung der Reisekosten an Ihre Mitarbeiter:innen aussehen kann. Wir waren uns einig, dass Reisende natürlich möglichst schnell ihr Geld erstattet bekommen möchten. In Zeiten stetig wachsender Inflation wie gegenwärtig, wird sich dieser Trend eher verstärken. Aber wie sehen Sie das als Unternehmen? Haben Sie das gleiche Interesse oder spielt in Ihrem Cash-Management eine möglichst späte Zahlung von Forderungen eine Rolle?

Wir möchten das hier nicht bewerten und unsere Kunden können über unsere Software selbst steuern, wie schnell und oft sie Reisekosten prüfen, freigeben und auszahlen. Lassen Sie uns gleichzeitig mindestens drei Aspekte kurz erwähnen, die auch aus unternehmerischer Sicht für eine schnelle Auszahlung sprechen:

  • Sind Prüf- und Genehmigungsprozesse schlank und automatisiert, entlastet es in jedem Fall Ihr BackOffice in der Buchhaltung / HR. So werden dort Kapazitäten frei für Tätigkeiten, welche deutlich wertschöpfender sind, als bspw. Thermobelege zu kontrollieren oder Reisenden wegen eines Beleges hinterherzutelefonieren.
  • Auch Ihre Führungskräfte werden maßgeblich entlastet und können sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben fokussieren
  • Am wichtigsten erscheint uns jedoch, dass motivierte Mitarbeitende heute eine der wesentlichen Ressourcen für die Unternehmen sind. Und bedenken Sie, dass Geld, welches an Ihre Mitarbeiter:innen fließt (egal ob Entgelt oder Reisekosten) zwar keine zusätzliche Motivation erzeugt, Prozesse, welche die Auszahlung behindern oder verzögern jedoch zu sehr viel Unmut, Mehrarbeit und Demotivation führen können

Wie sehen typische Prüf- und Genehmigungsprozesse aus?

Bevor wir mit unseren Kunden die Projekte umsetzen ist die Diskussion der derzeitigen Prozesse und wie sie in der Zukunft aussehen sollen einer der wesentlichen Punkte in unseren KickOff’s. Denn genau bei der Gestaltung derselben steckt jede Menge Zeit- und Arbeitsersparnis.

Schauen wir uns erst einmal an, auf welche Art von Prozessen wir am häufigsten treffen. Und vielleicht sehen Sie sich und Ihre Organisation in Teilen darin wieder.

In manchen Fällen wird bereits eine Software (z.B. Lexware oder Concur usw. genutzt) und doch sind die Prüf- und Genehmigungsprozesse seriell, also in Schritten NACHEINANDER organisiert. Manchmal wird darauf Wert gelegt, dass erst Führungskräfte Reisen freigeben, bevor die Buchhaltung überhaupt anfängt zu prüfen, ein anderes Mal ist es genau umgekehrt. Wir fragen uns, weshalb das 4-Augenprinzip nicht in einem parallelen Prozess organisiert wird. (aber dazu später)

In nicht wenigen Fällen wird allerdings sogar noch mit Formularen und oder Excel gearbeitet. Hier kleben Reisende Belege auf Zettel, füllen ein Formular aus, um bspw. anzugeben, weshalb man gereist ist, wie lange, wohin oder auf welche Kostenstelle, welches Projekt usw.

Dieses Formular wandert dann auf den Schreibtisch der Führungskraft, der unterzeichnen soll und es dann in die Buchhaltung gibt, wo es final geprüft und dann im schlimmsten Fall manuell in die Buchhaltungssoftware eingegeben wird.

Dieser Prozess war schon zu Zeiten, als wir alle noch jeden Tag ins Büro gefahren sind sehr langsam und fehleranfällig. In Zeiten von Homeoffice und/oder hypriden Arbeitsformen bricht er nahezu zusammen. Aus wochenlangem Warten auf’s Geld sind in Teilen Monate geworden.

Wie aus Wochen wenige Tage werden

Einer der wichtigen Schritte dabei ist die Digitalisierung der Belegerfassung durch die Reisenden selbst. Ist die Anwendung stabil, zuverlässig und einfach, wird sie genutzt und Reisende erfassen ihre Belege nahezu instant. Das soll hier und heute aber nicht der Fokus sein. Wenn Sie das interessiert, können Sie das gern in der kleinen Mini-Serie dazu nachlesen:

Mobile Arbeite 1                     Mobiles Arbeiten 2

Heute geht es darum, dass wir unsere Kunden davon überzeugen, die Genehmigung durch Führungskräfte und die finale Prüfung durch die Buchhaltung in gleichzeitig (oder parallel ablaufenden Prozessen) zu organisieren.

Die technischen Voraussetzungen dafür schaffen wir mit unserer Software. Doch geht das überhaupt? Ist es sicher genug?

Aus unserer Erfahrung sind die Hintergründe der beiden Prüf- und Freigabeprozesse sehr unterschiedliche Sichtweisen auf den gleichen Prozess. Und genau deshalb können sie auch völlig unabhängig voneinander organisiert werden.

  • Führungskräfte
    • schauen vor allem auf Budgets bei den Reisekosten. Ggf. sehen Sie sich noch die Art der Reisemittel an (also bspw. Flugzeug vs. Bahn oder Economy vs. Bussines usw.) Die Reise selbst und der Zweck sind meist vorher abgestimmt und ergeben sich sowieso aus dem Tätigkeitsbild.
    • Sie wollen gern mit wenig Aufwand die Genehmigung geben und sich dabei gleichzeitig sicher sein, nicht gegen Regeln zu verstoßen
  • Buchhaltung
    • Schaut auf völlig andere Aspekte. Sind alle Belege da? Sind diese korrekt? Steht z.B. auf dem Hotelbeleg die Firmenadresse, ist bei der Taxiquittung die MwSt angekreuzt, sind auf dem Bewirtungsbeleg alle Pflichtangaben enthalten usw.

In unserer Lösung sind alle gesetzlichen Vorschriften und auch firmeninterne Regelungen (z.B. Limits bei Hotelübernachtungen, Abweichende Verpflegungsmehraufwendungen VMA hinterlegt. So können Reisende Belege, welche dagegen verstoßen gar nicht einreichen und bei „Kann-Bestimmungen“ werden Genehmigende optisch darauf hingewiesen und bekommen die dahinterstehende Regel angezeigt. So können Sie sich 100% darauf verlassen, dass sie nichts mehr freigeben, was nicht geht. Nach Einreichen der Abrechnung durch die Reisenden,

  • werden Sie informiert,
  • an die richtige Stelle geführt,
  • bekommen alle Information
  • und können nahtlos Genehmigen oder Ablehnen.

Zur gleichen Zeit sieht bereits die Buchhaltung die eingereichte Reisekostenabrechnung. Sie bekommt ganz andere Informationen. Auch hier prüft die Software vor. Doch nicht nur auf Gesetze und Regeln. Hier wird auch überwacht:

  • ist ein digitalisierter Beleg angehängt
  • stimmen Betrag, Lieferant; Ort, Datum und MwSt. auf dem beleg mit den Werten in der Datenbank überein
  • zusätzlich können Compliance-Regeln überwacht und optisch angezeigt werden

Natürlich sehen die Mitarbeiter:innen in der Buchhaltung, welche Reisekostenabrechnungen bereits von Führungskräften genehmigt /abgelehnt oder noch offen sind. Sie können sich ihre Arbeit jedoch völlig unabhängig davon organisieren, denn sie sind 100% sicher, dass erst gebucht und dann gezahlt wird, wenn das vollständige 4-Augenprinzip erfüllt und die Reisekosten von Führungskraft und Buchhaltung freigegeben sind.

Fazit

Wir haben es tatsächlich in der Praxis überprüft. Wenn Reisende alle Reisedaten und Belege bspw. auf und kurz nach der Reise einfach über die App in wenigen Minuten erfassen und die Reisekosten einreichen, ist es mit unserer Software und den von uns empfohlen Prozessen möglich, dass 1-2 Tage später bereits das Geld zu Ihnen unterwegs ist. (Das ist natürlich auch von der Art und Weise und der Frequenz Ihrer Auszahlungsmethode abhängig. Lesen Sie dazu gern noch einmal den ersten Blog dieser Miniserie.)

Wenn es wirklich lange dauert reden wir von einer Woche. Und jetzt überprüfen Sie kritisch, wie es derzeit bei Ihnen ist.

Gern senden Sie uns Feedback oder vereinbaren Sie einen Termin für einen kostenfreien Erfahrungsaustausch. Wir teilen unsere Expertise sehr gern mit Ihnen.

Feedback oder Termin

Hier finden Sie alle Blog-Beiträge aus dieser Miniserie

Der beste Weg Reisekosten auszuzahlen

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