Der beste Weg die Reisekosten an die Geschäftsreisenden zu zahlen

Vor- und Nachteile verschiedener Varianten, Reisekosten an Geschäftsreisende auszuzahlen

Weshalb es wichtig ist, darüber nachzudenken

Sind Sie selbst vielreisend oder arbeiten Sie in der Buchhaltung und sind für die Kontrolle und/oder Auszahlung der Reisekosten verantwortlich? Egal an welcher Stelle des Prozesses oder in der Organisation Sie arbeiten, wahrscheinlich sind Sie direkt betroffen und das völlig egal, ob die Reisekostenabrechnung noch mit Excel/PDF-Formular, SAP, Concur oder bei uns erledigt wird.

Reisende möchten verständlicherweise ihre Reisekosten möglichst schnell ausbezahlt bekommen. Führungskräfte, welche Reisekosten freizugeben haben, möchten einerseits damit nichts zu tun haben, da es das Kerngeschäft nicht betrifft und gleichzeitig braucht niemand demotivierte Mitarbeiter:innen, die sauer sind, weil sie Wochen oder auch einmal Monate auf ihr Geld warten. Und jeder in der Buchhaltung weiß, dass nur ausgezahlt werden kann, was korrekt eingereicht, berechnet und geprüft ist.

Natürlich gibt es jede Menge Punkte in diesem Prozess, bei denen man ansetzen kann. Und das wollen wir hier in diesem Blog auch schrittweise beleuchten. Heute wollen wir uns aber erst einmal ausschließlich auf die Auszahlungswege konzentrieren. Also im Grunde fangen wir am Ende des Prozesses an. Wir bieten unseren Kunden drei Varianten, die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Die Kunden entscheiden eigenständig, wobei wir Variante 3 empfehlen.

Variante 1 – Auszahlung der Reisekostenabrechnung via SEPA

Natürlich erscheint es einfach, wenn wir als Dienstleister unseren Kunden einfach nach der Reisekostenabrechnung ein SEPA-File liefern. Das kann dann einfach in das Online-Banking eingespielt werden und fertig. Doch ganz so einfach ist es nicht. Zum einen müssen ja dennoch Daten in die FiBU und die Entgeltabrechnung transferiert werden, um eine ordnungsgemäße Buchhaltung zu garantieren und die steuerlichen Aspekte der Geschäftsreisen zu beachten.

Und was noch wesentlicher ist: Es müssen dann die Kontodaten Ihrer Reisenden auch im Tool für die Geschäftsreiseabrechnung hinterlegt sein. Hier stellen sich dann die folgenden Fragen:

  • Wo kommen die Daten her?
  • Gibt es Schnittstellen oder muss doppelt manuell gepflegt werden?
  • Wer hält die Daten aktuell?
  • Verlagert man diese Aufgabe auf die Reisenden, die man ja eigentlich mit dem Toll entlasten wollte?

Der wichtigste Grund aus unserer Sicht ist allerdings der Datenschutz. Die EU-DSGVO hat eindeutige Aussagen zur DATENSPARSAMKEIT. Also weshalb sollen Kontodaten in einem Tool gespeichert und verarbeitet werden, wenn es nicht nötig ist?

Variante 2 – Auszahlung der Reisekostenabrechnung via Entgeltabrechnung

Diese Variante wird schon etwas öfter von unseren Kunden genutzt. Das liegt sicher daran, dass es z.T. in der Vergangenheit so getan wurde und man sich nicht von Gewohnheiten trennen will. Und natürlich braucht es sowieso eine Schnittstelle in die Entgeltsysteme. Schließlich müssen ja auch der M-Andruck, die steuerfrei gezahlte VMA, Sachbezüge und ggf. pauschal oder individuell zu versteuernde Bestandteile der Spesen übergeben werden.

Genau das stellen wir als automatisierte Schnittstelle unseren Kunden zur Verfügung. Dann ist es relativ trivial noch einen Wert mehr zu übergeben – Auszahlbetrag an Reisende.

Fakt ist aber auch, dass Entgelt nur einmal im Monat ausbezahlt wird. D.h. bei dieser Variante können auch die Reisekosten nur einmal pro Monat ausbezahlt werden. Wir digitalisieren also die Prozesse der Reisekostenabrechnung, um am Ende bei der Auszahlung wieder langsam zu werden.

Wenn dann noch die Daten der Reisekostenabrechnung aus dem Entgeltsystem an die Fibu übergeben werden sollen, dann wird es kompliziert. Auf einmal brauchen die Kunden jede Menge zusätzliche Lohnarten, um verschiedene Mehrwertsteuersätze, Sachkonten usw. sauber übergeben zu können.

Aus einer scheinbar einfachen Sache, wird ggf. ein komplizierter technischer Prozess mit einer höheren Fehleranfälligkeit.

Variante 3 – Auszahlung der Reisekostenabrechnung via FiBu (kreditorisch)

Bei der letzten und von uns empfohlenen Variante werden die Reisekosten ganz einfach mit jedem Zahllauf der FiBu ausbezahlt. Der scheinbare Nachteil liegt darin, dass für alle Reisenden ein Kreditor angelegt sein muss.

Vorteile gibt es dafür einige.

  • Schnellstmögliche Auszahlung an die Reisenden (z.b. 2x wöchentlich), was zu hoher Zufriedenheit bei den Mitarbeiter:innen führt
  • Einfache Schnittstelle in die Entgeltaberchnung
  • Volle Kontrolle in der Buchhaltung

In diesen Fällen bekommen unsere Kunden immer am Vorabend der Zahlläufe die Schnittstellen sowohl in die Entgeltabrechnung für die steuerrelevanten Aspekte, als auch für die FiBu. Dorthin werden die Auszahlbeträge für die Kreditoren übergeben und natürlich auch alle Daten für die debitorische Buchung auf die Sachkonten.

Fazit und Ausblick

Wir haben eine klare Präferenz und gleichzeitig sind unsere Kunden und deren Zufriedenheit für uns das oberste Gebot. Genau aus diesem Grund bieten wir alle Varianten an. Es gibt für uns nicht RICHTIG oder FALSCH, sondern zum Kunden PASSEND oder UNPASSEND. Gern diskutieren wir mit Ihnen, welche Variante für Sie am besten wäre.

Wie schnell Reisende ihr Geld bekommen, liegt aber nicht nur an der Variante der Auszahlung. Hier gibt es jede Menge Prozessschritte davor, mit denen Sie Zeit einsparen können. Dazu werden wir unter anderem in den nächsten Wochen und Monaten hier im Blog noch weitere Beiträge schreiben.

Hier finden Sie alle Blog-Beiträge aus dieser Miniserie

Prüf- und Genehmigungsprozesse beschleunigen

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