Wie gehe ich mit Eigenbelegen um?

Digitalisierung trotz oder mit Eigenbelegen und dabei Gesetze einhalten und die GoBD

Belegerfassung im Allgemeinen

Zum Thema Belegerfassung haben wir hier in anderen Blogartikeln schon geschrieben.

Gleichzeitig bleibt es natürlich einer der zentralen Aspekte einer Reisekostenabrechnungs-Anwendung: Wie kommen Belege in die Anwendung und wir werden sie dort verarbeitet, digitalisiert, geprüft, gebucht und ausbezahlt.

Um sich damit zu befassen ist es in jedem Fall hilfreich sich erst einmal damit zu befassen,

  • Was ist überhaupt ein Beleg?
  • Was gibt es überhaupt für Belge?
  • Wer hat Belege für die Reisekostenabrechnung?
  • Über welche Wege kommen diese oder woher kommen sie?

Und dann gibt es ja noch das Thema EIGENBELEG.

  • Was ist das?
  • Wie erstelle ich diesen?
  • Welche Auswirkungen hat das?

Erste Antworten auf diese Fragen

Als Beleg gilt grundsätzlich erst einmal jede Form des Nachweises über eine Zahlung, also im Kern ein Beweisstück. Dies können Eingangs- oder Ausgangsrechnungen genauso sein, wie Quittungen oder Nachweise für Einzahlungen, aber auch ein Steuerbescheid usw.

Im Kontext der Geschäftsreisen oder Spesenabrechnung verstehen wir üblicher Weise die Nachweise für die Bezahlung sämtlicher Reisemittel. Und auch hier treffen wir auf die verschiedensten Arten von Belegen. Denken Sie bspw. an ordentliche Eingangsrechnungen, die Sie von Hotels oder Fluggesellschaften bekommen. Es gibt allerdings auch Quittungen z.B. bei Taxifahrten oder kleine Zettel, die aus Parkautomaten kommen. Und selbst hier gibt es eine große Vielfalt z.B. mit oder ohne Ausweisung der Mehrwertsteuer.

Begeben wir uns in den Bereich der Bewirtung wird noch einmal deutlich, dass es nicht nur unterschiedliche Belege gibt, sondern sich je nach Situation auch verschiedene Anforderungen daran gestellt sind. Diese richten sich hier z.B, auch daran aus, wie hoch die Summe ist, die zu zahlen war. So mag ein einfacher Kassenbon für zwei Kaffee und zwei Stück Kuchen beim Bäcker-Cafe an der Ecke reichen. Bewirten Sie Ihre Gäste in einem Restaurant und es entsteht eine Summe im mittleren dreistelligen Bereich wird es notwendig sein eine ordentliche Rechnung zu verlangen, die allen Ansprüchen einer solchen genügt.

Schauen wir uns noch kurz an, wo Belege für die Reisekostenabrechnung in einer Organisation auflaufen können. Da fallen mir einige ganz unterschiedliche Orte und Personen ein. Z.B.

  • Bei den Reisenden selbst
  • In einem zentralen Travelmanagement
  • Bei der Teamassistenz
  • In externes Reisebüro (welches als Dienstleister für Sie arbeitet)
  • In der Buchhaltung

Ganz ähnlich sieht es aus, wenn wir darüber nachdenken, auf welchen Wegen Belege in die Firma kommen. Reisende bringen diese von den Reisen mit. Das geht ordentlich in einem Folder oder zerknüllt in der Hosentasche. Wir bekommen Rechnungen per E-Mail als PDF oder Download-Link. Andere werden als Sammelrechnung gebucht und wir bekommen einfach die Kreditkartenabrechnung. Und es soll vorkommen, dass wir Rechnungen per Post bekommen, wobei auch hier nicht immer klar ist, wer diese Post dann so bekommt

Sie sehen, es kann sich also sehr wohl lohnen einmal ausführlicher darüber nachzudenken. Denn erst, wenn Sie das wirklich zuverlässig beantwortet haben, kann ein wirklich gelungener Weg gefunden werden, all das zu digitalisieren. Denn es geht ja nicht nur darum die Belege zu digitalisieren. (Dann könnten Sie auch einfach alle Belege scannen und in einem Ordner ablegen.)

Es geht darum, die Belege RECHTSSICHER, GoBD-konform zu digitalisieren und gleichzeitig eine strukturierte Prüfung zu organisieren. Und das bekommen Sie dann gut umgesetzt, wenn auch alle Prozesse digitalisiert werden.

Am Ende muss noch darauf verwiesen werden, dass sofern Sie papierlos werden möchten, verpflichtend die Verfahren zu dokumentieren sind. Und dazu gehört auch klar zu beschreiben, wie kommen, welche Belege von wem digital ins System.

Unsere Kunden haben hierbei die Wahl, wobei es nahezu immer auf eine Kombination der Wege hinausläuft:

  • Erfassung via Reisekosten APP (inkl. Ausladen der Beleginhalte via OCR und Überprüfung mittels eines zweiten Tools)
  • Automatisierter Import aller über die Firmenkreditkarten gezahlten Reisemittel
  • E-Mail-Weiterleitung aller per E-Mail empfangenen Rechnungen (inkl. Ausladen der Beleginhalte via OCR und Überprüfung mittels eines zweiten Tools)
  • Und wenn gewünscht können die Belege natürlich auch manuell erfasst werden und dann wird ein Scan o.ä. per Drag and Drop in die Reisekostenabrechnungs-Anwendung gezogen

Womit wir am Ende bei der Methode angelangt sind, wie z.B. auch ein Eigenbeleg digitalisiert und in der Reisekostenabrechnung verarbeitet werden kann. Aber schauen wir uns das noch etwas genauer an.

Der Eigenbeleg

Auf den ersten Blick ist es sehr einfach, denn der Eigenbeleg stellt einen Ersatz für eine Rechnung oder Quittung dar, die nicht (mehr) vorliegt. Es kann sein, dass der originale Beleg verloren gegangen ist, dass er ggf. überhaupt nicht mehr lesbar ist (was bei bestimmten Thermobelegen leider gar nicht so selten ist) oder es lag zu keiner Zeit ein Beleg vor.

Situationen, in denen es erforderlich war, etwas zu bezahlen und es keine Chance auf einen Beleg gab, können Ihnen sehr wahrscheinlich nahezu alle Vielreisenden erzählen.

Als aller erstes ist es im Kontext der Reisekostenabrechnung wichtig, dass Sie sich überlegen,

  • Akzeptieren wir ganz grundsätzlich Eigenbelege oder nicht
  • Wenn wir es akzeptieren, definieren wir Einschränkungen wie z.B.
    • Wer darf es?
    • Gibt es Limits in der Höhe?
    • Gibt es Limits bei der Anzahl pro Jahr?
    • Usw

Natürlich steht den Reisenden die Erstattung ihrer Ausgaben auf den Geschäftsreisen zu. D.h. allerdings nicht, dass Sie Eigenbeleg in jedem Fall akzeptieren müssen. Gleichzeitig gibt es sicher einen Konsens dazu, dass es auch z.B. aus Sicht der Mitarbeiterbindung empfehlenswert ist, auch dann Reisekosten zu erstatten, wenn einmal eine Quittung verloren gegangen ist.

Was die Höhe angeht, gibt es von gesetzlicher Seite keine Einschränkung. Gleichzeitig hat es sich praktisch ergeben, dass kleinere Beträge bis ca. 150 € meist unproblematisch auch von den Finanzämtern akzeptiert werden. Werden die Summen größer, empfiehlt es sich neben dem Eigenbeleg ggf. eine etwas ausführlichere Dokumentation des Geschäftsfalls anzulegen. Hilfreich können hier natürlich auch Nebenbelege, wie Kontoauszüge o.ä. sein, sofern es das in dem betreffenden Fall gibt.

Wichtig ist, dass zu jedem einzelnen Geschäftsfall ein eigener Eigenbeleg anzufertigen ist.

Tatsächlich gibt es auch hier keine Vorschriften, wie der Eigenbeleg auszusehen hat. Es ginge also formal auch komplett handgeschrieben. Davon raten wir jedoch konsequent ab.

Am besten gestalten Sie eine Eigenbelegs-Vorlage für Ihr Unternehmen, sodass sichergestellt ist, dass alle Informationen darauf enthalten sind, die vorgeschrieben sind.

  • Zahlungsempfänger (am besten mit kompletter Anschrift)
  • Art der Aufwendung
  • Kosten (Gesamtpreis, also Brutto)
  • Grund für den Eigenbeleg (z.B. Verlust)
  • Datum und eigenhändige Unterschrift

Wenn vorhanden sind wie oben geschrieben natürlich Nachweise für den gezahlten Preis gut. Ob das ein Kontoauszug ist oder z.B. eine Preisliste usw. ist dabei nicht von zentraler Bedeutung und es geht auch ohne.

Und genau hier liegt unser Ansatz. Bereiten Sie die digitale Transformation vor. Beschäftigen Sie sich mit den IST-Prozessen und damit, wo Sie hinwollen. Schauen Sie sich die bestehende Reisekostenrichtlinie in Bezug auf die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung an. Fragen Sie sich, was Sie tatsächlich brauchen, was verzichtbar ist, was Ihre Besonderheiten sind.

Unsere Empfehlung ist es in jedem Fall sich nicht ausschließlich auf ein Produkt (egal wie schick, modern und glitzernd die APP ist) zu konzentrieren. Es braucht den richtigen Partner an Ihrer Seite. Es geht um Dienstleistungen und darum, dass die digitale Transformation Ihrer Reisekostenabrechnung wirkliche Vorteile für Sie bringt. Sie soll Ihnen im BackOffice Rechtssicherheit und Reduktion von Stress bringen, weil Sie nicht mehr Belegen hinterherrennen müssen usw. Und sie soll den Reisenden und Führungskräften nutzen, indem sie nicht mehr in der Freizeit mit Tacker und Pritt-Stift unterwegs sind oder PDF-Schlachten erleiden müssen.

Und wer jetzt Angst hat, dass es erst ein großes, teures Beratungsprojekt zur Vorbereitung braucht, kann ganz beruhigt sein. Wenn Dienstleister / Beratungsfirmen wirklich wissen, wovon sie sprechen, wenn sie wirklich Expertise aus x Projekten Digitalisierung Reisekostenabrechnung haben, wenn es wirklich Best Practice gibt, dann kann das weder lange dauern noch viel kosten.

Wenn es für Sie spannend ist, sich zumindest einen ersten Überblick zu wichtigen Schritten zu verschaffen, dann vereinbaren sie sehr gern hier einen Termin für ein erstes kostenfreies Beratungsgespräch.

In jedem Fall freuen wir uns wie immer auf Ihr Feedback.

Um nichts zu verpassen, folgen Sie uns gern unter LinkedIn oder facebook.

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