Wie sieht eine gute Reiserichtlinie für mittelständische Unternehmen aus?

Wie sieht eine gute Reiserichtlinie für mittelständische Unternehmen aus?

Wozu eigentlich eine Reiserichtlinie?

Immer wieder erleben wir es zu Beginn eines Projektes oder auch schon in der Phase, in welcher die Firmen noch auf der Suche nach einer unterstützenden Software oder Dienstleistung sind, dass es

  • Keine Reiserichtline gibt
  • Unterschiedliche Richtlinien an unterschiedlichen Standorten oder in den Unternehmenseinheiten gibt
  • Reiserichtlinien gibt, sie aber nirgends richtig dokumentiert sind (Sie bestehen eher unausgesprochen.)
  • Die bestehende Reiserichtlinie niemand so richtig kennt. (zumindest nicht im Detail)
  • Es sich um Reiserichtlinien handelt, die schon Jahre alt sind.

Am häufigsten ist es allerdings so, dass die bestehenden Reiserichtlinien nicht an die derzeitigen Rahmenbedingungen, Notwendigkeiten und schon gar nicht auf die DIGITALISIERUNG der Prozesse im Travelmanagement angepasst sind.

Wie soll aber auf einer solchen Grundlage die passende Software, der passende Partner, die passende Dienstleistung gefunden werden?

Was allerdings noch schwerer wiegt: Unklare, unmoderne (ggf. als unfair wahrgenommene) Regelungen sorgen für Frustration bei den Mitarbeitenden im BackOffice und genauso bei den Reisenden selbst.

Das aber kann sich kein Unternehmen in der heutigen Zeit leisten.

Was eine Reiserichtlinie mit der Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu tun hat?

Prozesse, welche zur eigentlichen Wertschöpfung eines Unternehmens beitragen, stehen immer im Fokus. Sie sind meist sehr gut beschrieben, unterliegen einer ständigen Überwachung und werden bei Bedarf angepasst und optimiert.

Ganz anders sieht das dann schon bei Prozessen des BackOffice aus. Hier gibt es dann oft sehr klare Prozesse z.B. für den Einkauf oder in Bezug auf Car Policies. Im ersten Fall geht es meist darum Geld zu sparen oder mindestens nicht zu verschwenden und im zweiten wird es oft richtig emotional.

Auch in anderen Bereichen finden wir manchmal sehr umfangreiche und komplexe Prozesshandbücher. So hatte einmal ein Kunde von uns ein weit über 100-seitiges Prozesshandbuch nur im Bereich Personal.

Fragen wir nach den Reiserichtlinien, werden diese aus verschiedenen Dokumenten an verschiedenen Stellen zusammen getragen oder es gibt gar keine richtige.

Aber was hat das jetzt mit der Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu tun?

Stellen Sie sich einmal die folgenden Situationen vor und fragen sich, ob Ihnen etwas davon bekannt vorkommt:

  • Sie müssen eine Dienstreise planen und wollen jetzt wissen, ob Sie besser fliegen oder mit der Bahn fahren. Und wenn Sie fliegen, welche Klasse buchen Sie? Wie viel darf das Hotel in Deutschland kosten? Und wie viel, wenn Sie in Paris sind?
  • Vielleicht sind Sie aber auch sehr selbstbewusst und buchen die Reise so, wie es aus Ihrer Sicht Sinn ergibt. Und wie ist es dann nach der Reise?
    • Bekommen Sie alles bezahlt?
    • Wie lange dauert das?
    • Wie viele Diskussionen, E-Mails, Telefonate führen Sie deshalb?
  • Sie sind auf Dienstreise und es ergibt sich eine Situation, wo Sie Gäste bewirten. Wie viel dürfen Sie ausgeben? Wie muss der Beleg aussehen und was muss draufstehen?
  • Wie ist das bei uns eigentlich geregelt mit:
    • VISA
    • Impfungen
    • Sicherheitswarnungen
    • Der A1-Bescheinigung
    • Stornierungen
    • Reiserücktritt
    • Haftpflicht

Sie haben gar nicht gewusst, dass Sie sich solche Fragen als Reisende stellen sollten?

Was glauben Sie als Führungskraft oder Verantwortlich für HR, wie viel Unzufriedenheit und Frustration entstehen kann, wenn solche Dinge nicht gut geregelt sind? Oder wenn Reisende merken, dass andere Gruppen oder Kollegen in anderen Abteilungen (oder Schwesterunternehmen) ganz andere, aus ihrer Sicht bessere Regelungen haben? Oder lange auf die Auszahlung warten müssen? Oder in Zeiten mobiler Devices immer noch mit Papier, Excel und Prittstift die Reisekostenabrechnung einreichen müssen.

Bekanntlich sagt man ja: „Der Teufel steckt im Detail.“

Unternehmen investieren heute sehr viel Geld in Employer Branding; ins Recruiting, das Onboarding – allgemein gesagt in die knappe und wichtige Ressource Mitarbeitende.

Riskieren Sie nicht, diese Investitionen wegen Kleinigkeiten zu verlieren, die auch noch mit sehr überschaubarem Aufwand gefixt werden können.

In der Psychologie und Soziologie ist lange bekannt, dass es neben offensichtlich motivierenden und demotivierenden Dingen auch immer die sogenannten „Hygiene-Faktoren“ gibt. Mit diesen können Sie nicht PUNKTEN. Aber Vorsicht – Sie können sehr viel verlieren.

Und glauben Sie uns: das Thema Reisen ist nicht weniger emotional, wie das Thema Auto.

Was lernen wir daraus?

Im besten Fall haben wir unser Bewusstsein dafür geschärft, dass ein so „langweiliges“ Thema, wie Reisekosten ggf. doch nicht unterschätzt werden sollte. Denn ist es gut oder sogar sehr gut geregelt, laufen wir nicht Gefahr, dass immer wieder Unzufriedenheiten bei den Mitarbeitenden entstehen, welche zu verminderter Arbeitsleistung, innerer Kündigung oder sogar erhöhter Fluktuation mit den damit verbundenen Folgen und Kosten führt.

Was sind dann aber die nächsten konkreten Schritte hin zu einer modernen, prozessorientierten Reiserichtlinie? Klären Sie

  • Was muss geregelt werden?
  • Was NICHT?
  • Welche gesetzlichen Regelungen spielen eine Rolle und müssen Berücksichtigt werden? (z.B. Reiserecht, Steuerrecht, Arbeitszeitgesetzt; Arbeitsschutz usw.)
  • Welche Ziele verfolgen Sie mit den Regelungen? (z.B. Zufriedenheit der Mitarbeitenden, Ausgabenkontrolle, Compliance)
  • Gibt es Besitzstandwahrungen?
  • Welche „alten Zöpfe“ wollen Sie abschneiden?
  • Usw.

Wir haben uns in den letzten 11 Jahren in unzähligen Projekten zur Einführung einer Reisekostenabrechnungssoftware zu Experten in Bezug auf Reiserichtlinien entwickelt. Heute bieten wir Interessierten Workshops zur Er- oder Überarbeitung der Reiserichtlinie an, weil wir davon überzeugt sind, dass diese die eigentliche Grundlage für ein erfolgreiches Projekt ist. Und dabei spielt es gar keine Rolle, für welches Produkt oder welchen Dienstleister die Unternehmen sich danach entscheiden.

Wenn Sie für sich herausfinden möchten, ob das überhaupt relevant ist oder Ihnen helfen könnte, helfen wir Ihnen dabei sehr gern. Aus diesem Grund bieten wir ab sofort auch ca. 1-stündige kostenfreie Beratungen an. In diesen 45 – 60 Minuten erarbeiten wir mit Ihnen, wo Sie stehen und wie Ihr konkreter Weg zur Digitalisierung aussehen kann.

Wenn das für Sie interessant ist, buchen Sie hier gern direkt einen Termin.

In jedem Fall freuen wir uns wie immer auf Ihr Feedback.

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