Reisekostenabrechnung – Reicht die richtige Software? Oder was braucht es noch?

Reisekostenabrechnung – Reicht die richtige Software? Oder was braucht es noch?

Reisekostenabrechnung – Reicht die richtige Software? Oder was braucht es noch?

Eigentlich empfehlen alle Marketing-Agenturen, dass Blogs usw. super regelmäßig erscheinen müssen. Und das hört sich auch erst einmal richtig an. Doch was ist mit ECHTEN Inhalten, ECHTEM Nutzen für die Lesenden? Ist es nicht unfair, wenn wir von allen Seiten permanent mit inhaltslosen Blogs, White Paper usw. belästigt werden?

Natürlich ist auch bei uns z.B. dieser Blog oder die kostenfreien 1-stündigen Beratungstermine Teil des Marketings. Und gleichzeitig bemühen wir uns immer darum, dass Sie in jedem Fall etwas mitnehmen können, was Ihnen nutzt. Und zwar völlig egal, ob wir später zusammenarbeiten oder nicht.

Vielleicht schreiben Sie uns einen kleinen Kommentar, ob uns das Ihrer Meinung nach gelungen ist, was wir verbessern können oder welche Themen für Sie einmal spannend wären.

Aber nun zum Thema in der Überschrift. Dieser Tage haben wir Feedback bekommen, dass wir in einem Auswahlprozess auf dem 3. Platz gelandet sind. Das ist soweit völlig in Ordnung, denn ganz sicher passen wir nicht in jedem Fall.

Es hat uns aber wieder einmal zum Nachdenken gebracht, was denn alles Gründe für oder gegen eine Zusammenarbeit sein können. Und vielleicht stehen Sie gerade auch vor einer Entscheidung zur Auswahl einer Software und dabei ist es eigentlich ganz egal, ob es um Reisekostenabrechnung, HR-Software, ERP oder sonst etwas geht.

Was ist die richtige Software?

In über 25 Jahren habe ich schon sehr viele Softwareauswahlprozesse erlebt. Und das aus verschiedensten Perspektiven. Manchmal war ich auf der verkaufenden Seite, manchmal habe ich Software für unser Unternehmen eingekauft und nicht zu Letzt habe ich einige Unternehmen beratend in solchen Prozessen begleitet

Immer wieder stellte sich die gleiche Frage: Gibt es RICHTIGE Software oder die BESTE Software überhaupt? Und wenn ja, was zeichnet diese dann aus?

Nach unserer Erfahrung gibt es das NICHT. Es gibt PASSENDE und UNPASSENDE!

Es kommt auf Sie an.

  • Welche Ziele verfolgen Sie mit dem Projekt?
  • Wie ist der aktuelle Status? (Oder wo kommen Sie her?)
  • Welche anderen Abteilungen, Prozesse, Softwaresysteme werden vom Projekt mit berührt?
  • Welches Budget steht zur Verfügung
  • Persönliche Präferenzen
  • Usw.

Jetzt kann man auf dieser Basis natürlich ein komplexes Pflichtenheft erstellen und versuchen, den Auswahlprozess zu objektivieren. Das muss man aus unserer Sicht aber gar nicht. Wenn man sich ein paar der Fragen ganz klar und offen beantwortet und akzeptiert, das jede Entscheidung immer subjektiv sein wird, kann man auch sehr pragmatisch und damit zeit- und ressourceschonend zum Ziel gelangen.

Reicht die passende Software? Was ist mit dem Projekt, der Schulung?

Auch wenn ich oben von einem pragmatischen Ansatz bei der Suche nach der passenden Software geschrieben habe, so kann man gleichzeitig feststellen, dass der Markt für Reisekostenabrechnungssoftware oder Reisekosten-APP’s immer unübersichtlicher wird. Es kommen mehr und mehr Anbieter auf den Markt und inzwischen wird selbst auf Instagram und TikTok Werbung geschaltet, die uns erklärt, dass man „nur“ diese APP braucht und alle Probleme sind gelöst. Und natürlich ist es immer alles ganz einfach.

Es lohnt sich also in jedem Fall etwas genauer hinzusehen.

Nehmen wir an, Sie haben eine wirklich für Sie passende Software gefunden. Wie geht es jetzt weiter?

Manche Anbieter erklären ja, dass alles ganz einfach ist. App laden und loslegen. Was braucht es da ein Projekt oder Schulungen?

Wenn eine Software wirklich passend für Sie sein soll, wird man allerdings aus unserer Sicht nicht umhinkommen, sich über ein paar Einstellungen / Anpassungen zu unterhalten. Hier nur eine kleine Auswahl an Themen:

  • 3 Monatsregel oder nicht
  • Verpflegungsmehraufwand (VAM) gesetzlich oder abweichend
  • Km-Geld – siehe oben
  • Wie sehen Prozesse vor und nach der Reise aus
  • Wer prüft wie und wann
  • Was ist mit der Einbindung in die FiBu und die Entgeltabrechnung
  • Usw.

Manchmal sagen wir etwas überspitzt: „Wenn man nichts einstellen kann, braucht man auch kein Projekt.“ Nur ist das dann die passende Lösung nach dem Motto „one fits all“.

Und über die fachliche Anpassung der Software auf Ihre Bedarfe hinaus: Wie oft haben Sie bereits die Reisekostenabrechnung so digitalisiert, dass wirklich 100% aller Prozesse und Belege digital sind?

Ist es nicht besser, neben der Software vor allem auf den begleitenden Partner zu achten? Ist es nicht besser mit jemanden zusammenzuarbeiten, der den Weg schon 100 Mal gegangen ist, Fallstricke kennt und auch entsprechende Lösungen oder Work Arounds?

Wir sind überzeugt, dass es keine Schwäche, sondern sehr intelligent ist, wenn man sich in dem Prozess begleiten lässt. Und die Begleitung sollte IHRE Interessen im Blick haben, sollte Ihnen vor dem Projekt auch die Fragen von oben in Bezug auf Ziele, Budget usw. stellen.

Es soll nicht falsch verstanden werden: Wir brauchen gute Software-Hersteller. Sie haben allerdings als Geschäftsmodell meist wachsende User-Zahlen und Skalierung zum Ziel. Service, Projektarbeit braucht gute Mitarbeitende und die sind meist teuer. Hier wird also leider bei Herstellern zu oft gespart. Die wenigen sind dann in zu vielen Projekten, überlastet, was nicht selten zu Fehlern und/oder schlechter Kommunikation im Projekt führt.

Kommt Ihnen das irgendwie bekannt vor?

War da noch etwas? Oder was ist nach dem GoLive?

Gehen wir einfach einmal davon aus, Sie haben eine wirklich passende Software gefunden. Und auch im Projekt wurden Sie durch gute Beratung geleitet. Herzlichen Glückwunsch. (Das hört man leider gar nicht so oft.)

Was passiert jetzt, wenn Sie im Live-Betrieb sind? Wie erreichen Sie jemanden, wenn es einmal eine Frage, ein Problem, einen Fehler gibt? Laufen Sie auf ein Ticketsystem oder müssen Sie am Telefon einer Stimme vom Band unendlich lange zuhören und immer wieder irgendwelche Zahlen eingeben, um am Ende doch verzweifelt aufzugeben?

Natürlich gibt es heute wirklich gute Software für die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung. Und ja, die App’s sind auch ohne intensive Schulung meist recht gut nutzbar. Gleichzeitig wird dann doch immer einmal gerade in den Fachabteilungen (FI du HR) Unterstützung gebraucht. Es schleichen sich Fehler ein, Dinge werden vergessen oder es gibt einfach Anpassungsbedarf, weil sich Richtlinien geändert haben.

Langfristige Zufriedenheit stellt sich unserer Erfahrung nach fast nur in dieser Phase ein, wenn die Betreuung direkt, freundlich, kompetent und schnell ist. Und diese Art der Betreuung ist definitiv wichtiger als die eine oder andere Funktion mehr oder weniger oder als ein gewisser Preisunterschied im Projekt.

Fazit

So wie in jedem Markt (z.B. Automobile) gibt es auch bei der Reisekostenabrechnungssoftware immer mehr Anbietende mit z.T. erheblichen Preisunterschieden, wobei nicht immer offensichtlich ist wodurch diese ggf. gerechtfertigt sind. Auch wenn am Ende alle irgendwie die Reisekosten abrechnen, kann es schon erhebliche funktionale Unterschiede geben. Dann sind manche Lösungen recht harter Standard und andere wiederum flexibel anpassbar.

Diese Unterschiede sind gut. Sie geben Ihnen die Möglichkeit sich von „richtig“ und falsch“ zu lösen und eine PASSENDE Lösung für sich zu finden.

Bedenken Sie bei der Auswahl aber in jedem Fall auch das DANACH. Beim Auto würde man fragen: „Gibt es Werkstätten für den Service in der Nähe? Sind die da kompetent und freundlich? Wie lange warte ich auf einen Termin?“

Fragen Sie sich also auch:

  • Wer begleitet mich auf den Gipfel der Digitalisierung? Und weshalb kann ich diesem Begleitenden vertrauen?
  • Was passiert im lfd. Betrieb? Wie ist der Support organisiert? Bestätigen das zufriedene Kunden?

Wenn Sie für sich herausfinden möchten, ob das überhaupt relevant ist oder wie erste konkrete Schritte für Sie aussehen könnten, helfen wir Ihnen dabei sehr gern. Aus diesem Grund bieten wir ca. 1-stündige kostenfreie Beratungen an. In diesen 45 – 60 Minuten erarbeiten wir mit Ihnen, wo Sie stehen und wie Ihr konkreter Weg zur Digitalisierung aussehen kann.

Wenn das für Sie interessant ist, buchen Sie hier gern direkt einen Termin.

In jedem Fall freuen wir uns wie immer auf Ihr Feedback.

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