Reisekostenabrechnung App – ein Vergleich

Wie finde ich die richtige Reisekostenabrechnungs APP?

Schöne bunte neue Welt

Das in einer Zeit der umfassenden Digitalisierung auch die Prozesse und Belege bei den Geschäftsreisen rund um die Spesen digitalisiert werden sollten, hat sich spätestens in den Zeiten intensiver Nutzung von Homeoffice zur Corona-Zeit herumgesprochen.

Aber was nun? Welche Lösung sollen Sie für Ihr Unternehmen, Ihre Organisation wählen? Wie komme ich an die richtigen Informationen? Was sollte ich bei der Auswahl beachten?

Fragen über Fragen.

Ich möchte es vorausschicken. In diesem Artikel kann ich nicht alle diese Fragen ausführlich und vollständig beantworten. Gleichzeitig bekommen Sie in den nächsten Abschnitten erste wertvolle Impulse. Wir sind nicht nur Experten für die Reisekostenabrechnung, sondern haben auch bereits 100te Projekte in der Softwareauswahl aus verschiedenen Positionen heraus begleitet.

Wenn Sie also nach dem Artikel etwas ausführlichere Informationen zum Thema bekommen möchte, vereinbaren Sie hier sehr gern einen Termin für ein erstes kostenfreies Beratungsgespräch von ca. einer Stunde.

Fancy Reisekosten-APP

Geht es Ihnen auch so? Uns scheint es so, als käme fast jedes Quartal eine neu noch schickere APP auf den Markt. Letztens bekam ich sogar auf meinem privaten Instagram-Account ein kurzes Werbevideo, wie easy Belge von einer bestimmten Kreditkarte wie von Zauberhand in der Finanzbuchhaltung landen.

Es wird suggeriert, dass nichts mehr zu tun sei, als den Beleg zu fotografieren oder mit der richtigen Kreditkarte zu bezahlen und schon sind alle Probleme gelöst.

Und natürlich gibt es Funktionen in guter Reisekostenabrechnungssoftware, wo:

  • Belege via OCR gescannt werden können
  • Wo die wichtigsten Details via OCR aus den Belegen extrahiert und weiterverarbeitet werden
  • Wo Spesen, welche mit der Firmenkreditkarte bezahlt sind in die Software importiert werden

Nur reicht das oder was gilt es zu überprüfen? Schauen wir uns einige Punkte an.

  1. Belege via APP digitalisieren

Prüfen Sie hier in jedem Fall, ob z.B. die Fotofunktion des Smartphones genutzt wird und wo die Fotos als erstes abgelegt werden. Werden sie bspw. auf den Smartphones zwischengespeichert, sollten Sie direkt jede weitere Aktion abbrechen. Denn es wäre ein Datenschutzverstoß, wenn betriebliche Daten auf einer privaten Device gespeichert würden. Gleiches gilt bereits, falls in der APP auch persönliche daten gespeichert würden, wie z.B. Personalnummern o.ä.

Achten Sie also darauf, dass die APP zu 100% nur als Portal dient und KEINE Daten auf dem Endgerät gespeichert oder verarbeitet werden.

Als zweitens können Sie überprüfen, ob das Foto oder der Scan der letzte Schritt der Digitalisierung ist. Denn natürlich ist der Beleg dann digitalisiert. Müssen Reisende dann aber die daten noch zusätzlich von Hand erfassen, wäre das sicher nicht so toll und Fehlerfassungen inkl. der nachfolgenden Diskussionen wären vorprogrammiert.

Wenn dann mit der APP Daten auch noch aus den Belegen ausgelesen und zur Weiterverarbeitung gegeben werden, ist das schon recht gut.

Aber auch da gibt es noch einiges zu beachten, denn OCR hat ihre Grenzen. Wen das ein bisschen mehr interessiert, sollte den letzten Blogbeitrag lesen. Hier habe ich ausführlicher erläutert, wie OCR und/oder KI-Systeme funktionierten und wie man beides kombinieren kann.

  1. Easy Daten aus der Kreditkarte ins Reisekostenabrechnungssystem

Auch hier gibt es einige Fallstricke. Welche Firmenkreditkarte nutzen Sie. Gibt es einen Vertrag für alle Karten oder X Verträge? Nutzen Sie eine virtuelle Firmenkreditkarte oder personenbezogene oder beides?

Auf welchem Weg kommen die Daten ins System und was kostet das? In unseren Projekten haben wir schon einiges gesehen. So wollte z.B. eine Bank 2.000 € mtl. für die Bereitstellung der Daten in einem standardisierten Format. Oder ein anderer Kunde hatte nicht EINEN Vertrag für alle Firmenkreditkarten, sondern für jede Karte einen eigen. Somit bekam er nicht EINE Datei, sondern sehr viele. So etwas sollte vorab geklärt werden.

  1. Was ist mit den anderen Funktionen

Egal, wie fancy eine App aussieht, prüfen Sie in jedem Fall auch die fachliche Tiefe.

  • Wie werden km-Gelder erfasst und berechnet? (auch komplexe, verkettete Reisen)
  • Wie werden die Verpflegungskostenmehraufwendungen (VMA) erfasst und berechnet? (auch komplexe, verkettete Reisen)
  • Wird z.B. die 3-Monatsregel automatisiert überwacht, ohne das Reisende oder das Backoffice zusätzliche Excel-Tabellen nebenbei pflegen müssen. Ein Häkchen in der APP setzen reicht nicht, denn woher soll ich denn wissen, wer wann dieses Häkchen setzen muss.
  • Wie leicht ist es automatisiert erfasste Belge zu splitten? Denn sind wir mal ehrlich. Leider betrifft das sehr viele Belege schon wegen der unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze (z.B. Hotel, Bewirtung usw.)
  • Und wenn wir über splitten von Belegen oder Reisekosten reden. Wie leicht ist abweichende Kostenstelle auszuwählen und können die Kosten gleichzeitig auf Kostenträger (Projekte, Aufträge usw.) gebucht werden
  • Womit wir bei den Schnittstellen in nachfolgende Systeme angelangt sind. Welche FI oder HR Systeme werden angebunden.

Die Liste ist bei weitem nicht vollständig. Gibt aber hoffentlich schon einmal eine erste Orientierung.

Fragen Sie sich ganz ehrlich: Wenn die Implementierung einer Reisekostenabrechnungssoftware nur 1.000 € (oder ähnlich) kostet, weil ja alles in der fancy APP läuft – Wie tief kann die fachliche Expertise sein? Welche Anpassungsmöglichkeiten an Ihre spezifischen Bedürfnisse soll es dann gegeben?

Digitalisierter Mist bleibt Mist

Bitte entschuldigen Sie mir die Überschrift. Nur ist es nicht so? Wenn Prozesse nicht gut sind oder Reisekostenrichtlinien noch an analogen Prozessen orientiert sind? Wie soll dann eine 1:1 Umsetzung in die digitale Welt irgendeinen Erfolg, Benefit bringen?

Nur weil Sie Ihren Reisenden eine fancy App an die Hand geben, hat sich noch nicht viel verbessert. Das spricht im Übrigen überhaupt nicht gegen die Einbindung einer fachlich guten APP für die Reisekostenabrechnung in gut organisierte Prozesse.

Und genau hier liegt unser Ansatz. Bereiten Sie die digitale Transformation vor. Beschäftigen Sie sich mit den IST-Prozessen und damit, wo Sie hinwollen. Schauen Sie sich die bestehende Reisekostenrichtlinie in Bezug auf die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung an. Fragen Sie sich, was Sie tatsächlich brauchen, was verzichtbar ist, was Ihre Besonderheiten sind.

Unsere Empfehlung ist es in jedem Fall sich nicht ausschließlich auf ein Produkt (egal wie schick, modern und glitzernd die APP ist) zu konzentrieren. Es braucht den richtigen Partner an Ihrer Seite. Es geht um Dienstleistungen und darum, dass die digitale Transformation Ihrer Reisekostenabrechnung wirkliche Vorteile für Sie bringt. Sie soll Ihnen im BackOffice Rechtssicherheit und Reduktion von Stress bringen, weil Sie nicht mehr Belegen hinterherrennen müssen usw. Und sie soll den Reisenden und Führungskräften nutzen, indem sie nicht mehr in der Freizeit mit Tacker und Pritt-Stift unterwegs sind oder PDF-Schlachten erleiden müssen.

Und wer jetzt Angst hat, dass es erst ein großes, teures Beratungsprojekt zur Vorbereitung braucht, kann ganz beruhigt sein. Wenn Dienstleister / Beratungsfirmen wirklich wissen, wovon sie sprechen, wenn sie wirklich Expertise aus x Projekten Digitalisierung Reisekostenabrechnung haben, wenn es wirklich Best Practice gibt, dann kann das weder lange dauern noch viel kosten.

Wenn es für Sie spannend ist, sich zumindest einen ersten Überblick zu wichtigen Schritten zu verschaffen, dann vereinbaren sie sehr gern hier einen Termin für ein erstes kostenfreies Beratungsgespräch.

In jedem Fall freuen wir uns wie immer auf Ihr Feedback.

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