Lohnt sich Digitalisierung - Reisekostenabrechnung

Wie berechnet man den Return on Investment für die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung? Was ist noch zu beachten?

Wie soll ein Return on Investment bei einem Projekt Reisekostenabrechnung berechnet werden?

Eigentlich war für unseren nächsten Blogbeitrag eine Fortsetzung der inhaltlichen Themen geplant. Das werden wir mit dem nachfolgenden Beiträgen auch in jedem Fall wieder aufnehmen.

Aus aktuellem Anlass haben wir uns allerdings entschieden, heute über Geld zu sprechen.

Am Morgen wurde ein bereits vereinbarter Termin für eine Präsentation abgesagt, da man annimmt, dass sich bei den Projektkosten für die Implementierung und den dann folgenden laufenden Kosten ein solchen Projekt nicht rechnet. Das bezog sich vor allem auf das Verhältnis der regelmäßig Reisenden zu den Projektkosten.

Genau diese Diskussion führen wir mit Interessierten an unserer Reisekostenabrechnung recht häufig. Und natürlich ergibt eine kaufmännische Prüfung von Projekten in jedem Fall Sinn. Wir selbst weisen Interessierte genau aus diesem Grund sehr früh auf die Kosten hin. Im Laufe der Zeit hat sich herauskristallisiert, dass ab ca. 50 regelmäßig Reisenden unsere Projekte als kaufmännisch akzeptabel gelten. Ist die Zahl kleiner, wird es oft kritisch gesehen.

Das rechnerische Thema dahinter ist auch sehr schnell beschrieben. Im Grunde ist es völlig egal, ob eine Firma 20, 50 oder 500 Reisende hat. Die gesetzlichen Anforderungen sind gleich komplex und in Teilen trifft das auch auf die firmeninternen Richtlinien zu. Es müssen überall Schnittstellen eingerichtet werden usw. D.h. bei doppelter Anzahl von aktiv Reisenden wird das Projekt höchstens 5-10% teurer. Und das nimmt mit wachsender Anzahl sogar noch ab. Konkret haben wir Projekte umgesetzt, wo die Implementierungskosten bei ca. 800 monatlich aktiv Reisenden gerade einmal doppelt so teuer war, als Projekte bei Firmen mit 50 aktiv Reisenden.

Wie geht man damit um? Ab wann rechnet sich ein solches Projekt?

Den berühmten RoI berechnen

Controller möchten für die Sicherheit dann möglichst einen Return on Investment (RoI) berechnen.

Und hier wird es etwas komplizierter, was nicht heißt, dass es nicht geht. Manche Marktteilnehmer ( z.B. Concur / SAP )haben dazu in ihren Marketingunterlagen schöne Berechnungsbeispiele.

Auch wir haben uns die Sache angesehen. So haben wir ganz konkret gemessen, wie lange es dauert, bis 29 konkrete Belege mit der APP erfasst, digitalisiert, auf Gesetze und Firmenrichtlinien geprüft und als Reisekostenabrechnung eingereicht sind. Wir haben dafür genau 12 Minuten benötigt. (Wen es genau interessiert: Es waren 5 verschiedene Hotelbelege, 4 Belege der DB, 3 x Mietwagenrechnungen, 4 Flugtickets, 2 x Parken, 7 z.T. handgeschriebene Taxiquittungen, 3 Tankbelege und 1 ÖPNV-Ticket.)

Die anschließende Freigabe durch Vorgesetzte hat ca. 1—2Minuten gedauert, da auf alle ggf. zu beachtenden Regelverletzungen oder Ungewöhnlichkeiten hingewiesen wird. Und die finale Freigabe nach Prüfung durch die Buchhaltung bedarf noch einmal ca. 5-10 Minuten. Die Spanne erklärt sich daraus, ob Prüfende sich nach einiger Zeit auf Prüfroutinen der Software und optische Hinweise auf Verstöße verlassen oder jeden digitalisierten Beleg noch einmal ansehen.

Auf Basis dieser Zahlen könnte jetzt jeder Interessent seine eigenen Zahlen mit der Stoppuhr messen und vergleichen. Sie beziffern aber nur die tatsächliche Arbeitszeit und sagen noch nichts zur Beschleunigung des gesamten Prozesses von der Einreichung der Reisekostenabrechnung bis zur Auszahlung. Hier verkürzen wir die Prozesse oft von Wochen und Monaten auf Tage bis wenige Wochen.

Das die Digitalisierung der Belege und vor allem der Prozesse zur Einreichung, Prüfung und Freigabe schneller, exakter und effizienter sind, wird nahezu nie bestritten. Fakt ist aber auch, dass nach einem solchen Digitalisierungsprojekt keine Reisenden, keine Genehmigenden und keine Prüfenden entlassen (und damit Personalkosten) eingespart werden.

Gibt es andere Kosten, die eingespart werden können?

Hier wird es tatsächlich interessant. Aber noch einmal zurück zur eingesparten Zeit (siehe oben). Fakt ist, dass wir mit unseren Projekten an vielen Stellen Zeit einsparen. Die Reisenden müssen nicht mehr am Wochenende oder am Abend mit Tacker oder Pritt-Stift Belege zur Weitergabe vorbereiten. Vorgesetzte sind in die Prozesse elegant eingebunden und haben nahezu gar keinen Aufwand mehr damit. Und auch in der Buchhaltung wird einiges an Zeit gespart.

Was Ihre Mitarbeiter:innen mit dieser Zeit anfangen, wissen wir nicht.

  • Arbeiten sie dann mehr und schaffen Mehrwerte?
  • Werden Überstunden reduziert oder vermieden?
  • Wird einfach die Arbeitsverdichtung ein Stück reduziert?
  • Nutzen sie es zur Erholung?

Im Grunde ist es egal. Alle Aspekte sind im Kern Geld für Ihr Unternehmen wert. Wie viel konkret, ist sicher nicht zu berrechnen.

Wir wollten uns aber andere Einsparmöglichkeiten ansehen.

Den jetzt folgenden Aspekt hatten wir selbst überhaupt nicht im Blick. Er kam als Feedback von Kund:innen und wir glauben, dass es sich nahezu auf alle Unternehmen übertragen lässt.

Sicher sind sich alle einig, dass es zunehmend schwierig ist, geeignetes Fachpersonal an Bord zu holen. Wie viel geben Sie in Ihrer Firma aus, um eine Fachkraft zu finden und zu onboarden? Wir haben uns umgehört und die Antworten lagen zwischen 3.000 und 15.000 €. Dazu kommt, dass dieses neue Personal häufig aus Jahrgängen stammt, welche mit IT, Smartphone usw. groß geworden sind oder doch zumindest sehr vertraut. Wir reden über eine Generation, welche sich Arbeitnehmer, Arbeitsbedingungen usw. aussucht, welche sich nicht von der Ausbildung bis zur Rente bindet.

D.h. wir müssen alles tun, um sie an uns zu binden. Was glauben Sie bindet junge Fachkräfte mehr: Zettel, Excel, PDF-Formulare & Co oder effiziente Prozesse mit einer „Fancy“ APP?

Wahrscheinlich kündigt niemand, weil die Reisekosten auf Zetteln eingereicht werden müssen. Und gleichzeitig ist es ggf. ein Mosaikstein, der zu Unzufriedenheit, geringer Bindung, reduzierter Leistung in der Kernaufgabe usw. führt.

Stellen Sie sich also einfach einmal vor, das Projekt Digitalisierung der Reisekostenabrechnung trägt dazu bei, dass 3 Mitarbeiter:innen weniger Kündigen oder wegen Stress krankheitsbedingt ausfallen. Würde minimal 9.000 € Recruiting-Kosten sparen. (nicht eingerechnet die Einarbeitungskosten für neue Mitarbeiter:innen)

Opportunitätskosten?

Um zum Anfang zurück zu kommen und über das Geld zu sprechen: Vielleicht lohnt es sich nicht nur auf einen potentiellen RoI zu achten, sondern sich gleichzeitig mit den Opportunitätskosten zu beschäftigen. Was kostet es Ihr Unternehmen, nicht zu digitalisieren? Was verlieren Sie durch die Unterlassung und damit verbundenem Stress für die Buchhaltung, „maulige, unmotivierte“ Reisende wegen schlechter Prozess usw.

Genau die einseitige Sicht auf Kosten in diesem Zusammenhang hat in Deutschland ganz generell dazu geführt, dass Unternehmen mit schwierigen Problemen bei der Digitalisierung zu tun haben, dass Mitarbeiter:innen in Home Offices in der Coronazeit nicht gut arbeiten konnten usw.

Es gibt also noch eine zweite Sicht ein Projekt zur Digitalisierung der Reisekostenabrechnung zu sehen: als Investment, als Investment in die Zukunft, in Ihre Mitarbeiter:innen, deren Zufriedenheit und Bindung an Ihr Unternehmen.

Insofern lohnt es sich in jedem Fall einmal darüber nachzudenken, völlig egal, wie groß Ihre Firma ist oder wie viele regelmäßig Reisende Sie beschäftigt haben.

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