Digitalisierung – JA – aber nicht um jeden Preis
Was sind die Vor- und Nachteile bei Digitalisierungsprojekten?
Was treibt Digitalisierungsprojekte heute eigentlich an?
Eines soll gleich voran gestellt werden: Wir sind absolute Fans der Digitalisierung! Und gleichzeitig versuchen wir getreu unserem Firmennamen immer offen zu bleiben, Dinge zu hinterfragen und genau hinzuhören, was unsere Kunden sagen oder was aktuelle Trends sind.
Insofern versuchen wir heute einmal neben den positiven Aspekten der Digitalisierung auf Aspekte zu verweisen, die mindestens genauso beachtenswert erscheinen, wen man sich mit Digitalisierung beschäftigt.
Wir verstehen uns als Spezialisten, wenn es um die Digitalisierung geht. Dabei legen wir besonders großen Wert darauf in solchen Projekten genau hinzusehen, welche Prozesse betroffen sind und wie sich diese in der Zukunft gestalten sollen. Auch wenn unser Schwerpunkt bei der Digitalisierung der Prozesse und Belege rund um die Reisekostenabrechnung liegt, sind doch sehr viele Erfahrungen gesammelt worden, die sich ganz allgemein auf Digitalisierungsprojekte übertragen lassen.
Bevor wir mit Kunden Digitalisierungsprojekte gestartet haben, wurden im ersten Schritt interne Prozesse möglichst umfangreich digitalisiert. (Auch wenn da ganz sicher immer noch weiteres Potential zu heben und einiges in der Planung ist.)
Heute haben wir keinen einzigen Server mehr in der Firma, die Prozesse im Sales sind komplett neu strukturiert und alle Business-Anwendungen sind Software as a Service Lösungen oder outgesourct.
Fast noch deutlicher wird dieser Digitalisierungsprozess, dass wir nahezu keine eigenen Geschäftsreisen mehr haben. Sämtliche Termine im Sales, KickOff’s, Schulungen und Termine in den Implementierungsprojekten finden virtuell statt. In nächsten Schritten werden wir nach und nach immer mehr Unterlagen, Videos usw., welche unseren Kunden helfen die Projekte in hoher Qualität umzusetzen und auch im laufenden Betrieb erfolgreich zu bleiben kreiiren und diese dann digital zur Verfügung stellen.
Wie oben geschrieben, sind wir wirklich Fans der Digitalisierung und haben durch unsere internen Projekte ein sehr hohes Maß an Effizienz und Qualität erreicht.
Was waren also Treiber für Digitalisierung?
- Steigerung der Effizienz – mehr Output in kürzerer Zeit
- Reduktion von Kosten. – z.B. auch Einsparungen bei Reisemitteln, Papier, Drucker usw.
- Steigerung der Qualität. – Wiederholbarkeit der Prozesse, schnellere Einarbeitung nach dem Onboarding
- Reaktion auf den Fachkräftemangel – Schaffung attraktiver Arbeitsumgebungen
- Entlastung des Bestandspersonals – Reduktion der Wochenarbeitszeit auf 30 Stunden bei vollem Entgelt
- Verbesserung der Öko-Bilanz – weniger (bis nahezu 0) Papier, weniger (bis nahezu 0) Flüge, Reduktion der Autofahrten usw.
Alles in allem können wir eine sehr positive Bilanz ziehen.
Kann es aber sein, dass heute zunehmend Digitalisierung um der Digitalisierung willen betrieben wird? Kann es sein, dass in zu vielen Digitalisierungsprojekten gar nicht mehr danach gefragt wird, WOFÜR oder noch wichtiger für WEN?
Gibt es eine Kehrseite bei Digitalisierungsprojekten?
Lassen Sie mich mit einer wahren Geschichte beginnen.
Letzte Woche beam ich einen Anruf von einer sehr guten Geschäftspartnerin. Sie betreibt seit vielen Jahren sehr erfolgreich ein Reisebüro für Geschäftsreisekunden. So betreut sie mit ihrem Team viele Organisationen und mittelständische Firmen rund um das Thema Travelmanagement. Und natürlich ist auch dort die Digitalisierung ein wichtiges Thema.
So werden natürlich die meisten Reisemittel über Online-Booking-Engins (OBE’s) gebucht. Reisebüros erledigen das schon lange so. Und in den letzten Jahren übernehmen immer mehr Kunden das in ihre internen Prozesse.
Dieses Mal lag die Sache aber ganz anders. Ein mittelständisches Unternehmen aus der Fertigung hatte sich gemeldet du klar und deutlich zu verstehen gegeben, dass sie es Leid sind. Sie wollten keine OBE. Sie wollten einfach wieder guten Service.
Gleichzeitig ist dieses Fertigungsunternehmen mit uns im Gespräch seine Genehmigungs- und Prüfprozesse in der Reisekostenabrechnung nebst allen Belegen zu digitalisieren.
Wie ist das zu verstehen?
In einem ersten sehr offenen Gespräch wurde schnell klar, was hier passiert war. In der Vergangenheit wurde bereits digitalisiert. Reisende buchten die Reisemittel über eine OBE und erfassten nach der Reise die Belege und alle daten über ein Reisekosten-Software-Portal.
Also alles gut? Bei weitem nicht. Denn offensichtlich stimmen Prozesse nicht, passen die Lösungen nicht zum Kunden und ggf. wurden Arbeiten im Digitalisierungsprojekt einfach von A nach B transferiert.
- Statt das Spezialisten im Reisebüro schnell, effizient und in hoher Qualität die richtigen Reisemittel buchten, mussten die Reisenden es selbst auf unbequeme Art und Weise tun.
- Statt das die Belegdigitalisierung schnell und einfach wurde, benötigten Reisende nach der Reise Stunden für die Erfassung. Dies geschah entweder in ihrer Freizeit, was zusätzlich zu Frustration führte. Oder Monteure erledigten es in der Arbeitszeit und konnten in der gleichen Zeit nicht fakturierbar für die Kunden arbeiten.
- Statt das BackOffice zu entlasten, wurde an drei verschiedenen Stellen mehr und komplizierter als vorher kontrolliert, was auch hier zu Frustration führte und die Reisenden müssen noch dazu z.T. Wochen auf ihr Geld warten.
Originalton des Kunden: „ Das Reisekostentool ist eine Katastrophe und manche Reisende haben Belge von vor einem Jahr noch nicht eingereicht, weil sie einfach keine Lust haben auf den Quatsch.“
Es scheint also tatsächlich eine Kehrseite bei der Digitalisierung zu geben. Schlecht organisiert kann sie zu Frustration, Effizienzverlust, innerer Kündigung der Mitarbeitenden, Mehraufwänden, Zusatzkosten usw. führen.
Fazit
Digitalisierung nur um zu digitalisieren ergibt absolut KEINEN Sinn.
Fragen Sie sich also bei jedem einzelnen Projekt:
- Was konkret soll digitalisiert werden?
- Was konkret soll damit erreicht werden?
- Worin liegen die Vorteile, der konkrete Nutzen?
- Wer profitiert wie ?
- An welchen Stellen im Unternehmen entstehen ggf. Zusatzaufwände?
- Wird Arbeit oder Verantwortung nur von A nach B verschoben?
- Wie verändern sich Prozesse und ist das gewollt?
- Gibt es ggf. Rebound-Effekte und wenn ja, wo könnten sie auftreten?
Aber die wichtigste Frage aus unserer Sicht ist: Nutzt das Projekt Ihren Mitarbeitenden? Denn sie sind es , welche Tag ein und aus den Mehrwert generieren, für Ihre Kunden da sind usw. Verbesserte Marge auf Grund von Effizienzsteigerungen durch Digitalisierung können schnell verloren gehen, wenn Mitarbeitende (die ggf. auch noch teuer rekrutiert und onboardet wurden) das Unternehmen wieder verlassen oder innerlich Kündigen.
Wir haben uns in den letzten 12 Jahren in unzähligen Projekten zur Einführung einer Reisekostenabrechnungssoftware zu Experten in Bezug auf Digitalisierung der Reisekostenabrechnung entwickelt.
Wenn Sie für sich herausfinden möchten, ob das überhaupt relevant ist oder wie erste konkrete Schritte für Sie aussehen könnten, helfen wir Ihnen dabei sehr gern. Aus diesem Grund bieten wir ab sofort auch ca. 1-stündige kostenfreie Beratungen an. In diesen 45 – 60 Minuten erarbeiten wir mit Ihnen, wo Sie stehen und wie Ihr konkreter Weg zur Digitalisierung aussehen kann.
Wenn das für Sie interessant ist, buchen Sie hier gern direkt einen Termin.
In jedem Fall freuen wir uns wie immer auf Ihr Feedback.
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