3 Monatsfrist und VMA

Was ist bei der 3-Monatsfrist in der Reisekostenabrechnung zu beachten

3-Monatsfrist bei der Verpflegungsmehraufwendung - Geschäftsreisen

In allen Projekten fragen wir im KickOff unsere Kunden, ob für sie die 3-Monatsregel eine Rolle spielt. Interessant ist, dass wir dann in einem zweiten Schritt erst noch einmal genauer erklären müssen, was diese Regel ist und weshalb es wichtig ist, sie auch in einer Reisekostenabrechnungssoftware zu berücksichtigen.

Und lassen Sie mich das gleich am Anfang klarstellen: Unter „Berücksichtigen“ meinen wir NICHT, dass Mitarbeitende im BackOffice Excel-Tabellen führen und pflegen, um diese Regel zu überwachen, um dann in der Reisesoftware irgendwo ein Häkchen zu setzen.

Die Regel und die steuerlichen Auswirkungen können sehr gut im Internet recherchiert werden. Insofern wollen wir heute in unserem Blogbeitrag das nicht das x-te Mal wiederholen. Wir wollen uns also vielmehr auf einige spezielle Aspekte konzentrieren, welche wir häufiger in unseren Kundenprojekten erfahren.

Wann startet die Regel, wie wird sie unterbrochen?

Schon beim Start hören wir immer wieder Unsicherheiten heraus. Unser System kann exakt überwachen, ob Reisende an mindestens 3 Tage in einer Woche am gleichen Ort waren. Ist dies der Fall, wird im System ein sogenannter „Long-Stay-Flag“ gesetzt und in der Folgezeit überwacht, wann und wir lange der Reisende zu diesem Kunden fährt. Sind dann die 3 Monate erreicht, werden automatisch die steuerlichen Regelungen in Bezug auf die Verpflegungsmehraufwendungen (VMA) angepasst.

Hört sich doch ganz einfach an – ODER?

Schauen wir auf die Details:

  • Was heißt 3 Tage in der Woche?

Immer wieder hören wir hier, dass es angeblich drei zusammenhängende Tage sein müssen. Definitiv greift die Regel auch, wenn es an drei Tagen innerhalb einer Woche sind und es zwischendurch kurze Unterbrechungen gibt. Sind Reisende z.B. am Montag, Mittwoch und Donnerstag beim gleichen Kunden und erfassen diese Reisen in der Reisekostenabrechnungssoftware, sollte die Fristüberwachung starten.

  • Was bedeutet am gleichen Ort konkret?

Auch hier erzählen uns Kunden oft, dass bisher lediglich der Ort der Reise erfasst wird. Das kann man natürlich so tun. Aber bitte beachten Sie, dass dann z.B. Die Überwachung der 3-Monatsregel startet, wenn Sie bspw. an drei verschiedenen Tagen einer Woche als Ort Berlin angeben. Das würde dann auch so sein, wenn Sie an drei völlig verschiedenen Orten innerhalb Berlins waren und eigentlich gar keine Veranlassung für die Regelüberwachung besteht.

Den oben beschriebenen Fall kann man natürlich korrigieren, indem nicht nur der Ort, sondern die vollständige Adresse angegeben wird.

Schauen wir uns auch diesen Fall noch einmal genauer an. Stellen Sie sich vor Reisende Ihrer Firma waren an drei Tagen in der Woche sogar exakt an der gleichen Adresse. Und jetzt? Vieles lässt vermuten, dass jetzt aber wirklich die Regel überwacht werden muss, also die 3 Monate anfangen zu zählen. Was ist allerdings, wenn es sich um ein Bürogebäude handelt in welchem 10 verschiedene Firmen sitzen und Ihre Reisenden waren an jedem Tag bei einem anderen Kunden? Oder die Adresse ist ein Gewerbegebiet mit X Firmen und Monteure besuchten z.T. sogar zwei verschiedene Kunden an einem Tag.

Es geht also um den ARBEITSORT und der wird in aller Regel durch den Kunden definiert (oder auch den Standort der eigenen Firma, welcher nicht die erste Arbeitsstätte ist.)

Es lohnt sich also sehr genau hinzusehen. Sichergehen können Sie also nur, wenn möglichst genau dokumentiert wird, von wann bis wann waren die Reisenden sehr konkret. Wir empfehlen unseren Kunden hier einfach immer den Kunden einzutragen. Und dies wird über die integrieret Google-Suche auch leicht möglich.

  • Wann wird der „Long-Stay-Flag“ unterbrochen?

Diese Frage ist im Kern recht einfach zu beantworten. Kurze Unterbrechungen egal aus welchem Grund reichen nicht aus. Gleichzeitig ist es wichtig zu wissen, dass diese Unterbrechungen keine Verlängerung der Frist begründen. Startet die Frist als bspw. am 1.12., dann geht sie bis zum1.3. des Folgejahres.

Unterbrochen wird die Frist immer dann, wenn die Reisenden länger als 28 Tage am Stück nicht mehr bei diesem konkreten Kunden (Arbeitsort) waren.

Wichtig zu erwähnen ist ggf. auch noch, dass ein Jahreswechsel KEINEN Grund für eine Unterbrechung darstellt.

  • Was sind die steuerlichen Auswirkungen in Bezug auf die VMA?

Zahlen Arbeitgeber ihren Reisenden Verpflegungsmehraufwendungen sind diese bis 14 / 28 € grundsätzlich erst einmal steuerfrei, bis zum doppelten Wert dann pauschal und darüber hinaus dann jeweils individual zu versteuern.

Greift aber die 3-Monatsregel muss der Arbeitgeber entscheiden, wie er danach mit der VMA verfahren möchte. Im Grundsatz hat er dann zwei Möglichkeiten:

  • Es wird auch danach noch VMA gezahlt. Dann ist diese vom ersten EURO an komplett individualsteuerpflichtig
  • Es wir  ab diesem Zeitpunkt KEINE VMA mehr gezahlt

Fazit

Da es sich im Zusammenhang mit der 3-Monatsfrist bei den VMA um steuerliche Aspekte handelt, sollte hier große Sorgfalt gelten.

Das alles mit Zettel, Excel usw. nachzuhalten ist ganz sicher aufwendig und fehleranfällig. Insofern ist auch das ein guter Grund über die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung nachzudenken.

Achten Sie dann aber sehr genau darauf, was die Software tatsächlich kann. Erinnern Sie sich an das Beispiel von ganz oben? Ich habe mir tatsächlich einmal eine Software für die Reisekostenabrechnung angesehen, die auf den ersten Blick richtig gut aussah und auch eine tolle App zur Erfassung der Beleg hatte. Als ich dann nach der 3-Monatsregel fragte, konnte mir mein Ansprechpartner erst gar keine Antwort gebe, weil er nicht wusste, wovon ich rede, Immerhin hat er dann einen Kollegen gefragt und hat dann stolz verkündet, dass sie das können.

Seine Lösung war dann tatsächlich, dass prüfende Personen an den von den Reisenden eingetragenen Reisezeiten ein Häkchen für die 3-Monatsfrist setzen konnten/mussten. Wann sie das tun, bei wem und warum – spielte keine Rolle.

In unseren Projekten klären wir alle Aspekte dazu bereits im KickOff-Workshop. Wir diskutieren die kundenspezifischen Prozesse, klären die Umsetzung in der Software und zusätzlich beraten wir unsere Kunden dazu, wie es ggf. effizienter und sicherer geregelt werden soll.

Am Schluss sei noch der Hinweis erlaubt, dass wir ein großer Fan davon sind, die Frist nicht nur zu überwachen und steuerlich korrekt zu behandeln. Wir empfehlen unseren Kunden immer über einen Report sich regelmäßig zu erkundigen, welche Reisenden aktuell in der nächsten Zeit von dieser Frist betroffen sein können (z.B. nach 2 Monaten). Auf Grundlage dieses Reports kann mit den Reisenden gesprochen werden und vielleicht lassen sich ja Kundeneinsätze ein wenig umplanen und so 28 Tage erreichen, sodass die Frist unterbrochen wird.

Wenn Sie für sich herausfinden möchten, ob das überhaupt relevant ist oder wie erste konkrete Schritte für Sie aussehen könnten, helfen wir Ihnen dabei sehr gern. Aus diesem Grund bieten wir ab sofort auch ca. 1-stündige kostenfreie Beratungen an. In diesen 45 – 60 Minuten erarbeiten wir mit Ihnen, wo Sie stehen und wie Ihr konkreter Weg zur Digitalisierung aussehen kann.

Wenn das für Sie interessant ist, buchen Sie hier gern direkt einen Termin.

In jedem Fall freuen wir uns wie immer auf Ihr Feedback.

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