4 Augen Prinzip vor der Auszahlung der Reisekosten

Wie Kontrollen der Reisekostenabrechnung automatisiert werden können?

Wer prüft und wie intensiv muss das sein?

Vielleicht erinnern Sie sich noch an die ersten beiden Blogbeiträge dieser Miniserie. Insgesamt geht es um verschiedene Varianten, wie die Reisekosten an die Reisenden auszuzahlen sind. Im ersten Beitrag der Serie haben wir die drei grundsätzlichen Möglichkeiten diskutiert: Auszahlung über ein SEPA-File, Auszahlung über die Entgeltabrechnung oder kreditorische Auszahlung über die Finanzbuchhaltung. Für alle Varianten gibt es Vor- und Nachteile, wobei wir die letzte Variante deutlich priorisieren.

Im zweiten Beitrag ging es dann darum in welcher Art und Weise der Prüf- und Genehmigungsprozess organisiert wird. Bei nicht digitalisierten Prozessen können 4-Augen-Prinzipien nur seriell durchgeführt werden. Und in Zeiten von Homeoffice während Corona sind diese Prozesse z.T. komplett zusammengebrochen. Digitalisierung hilft hier erheblich die Prozesse zu beschleunigen und Reisenden viel früher das Geld zurückzuzahlen.

Lesen Sie gern die ersten beiden Beiträge noch einmal nach.

Heute wollen wir uns damit beschäftigen, wer soll eigentlich was kontrollieren und wie umfangreich muss das sein. Damit verbunden ist tatsächlich auch die Frage, muss überhaupt noch ein Mensch prüfen oder unter welchen Umständen können wir uns auch hier zu 100% auf Software verlassen? Vielleicht hört sich diese These für Sie zu extrem an und gleichzeitig erleben wir in vielen Bereichen des Lebens, dass KI Verifizierungsprozesse für uns erledigt und wir verlassen uns zunehmend darauf.

Was prüfen eigentlich die Vorgesetzten?

In den KickOffs mit unseren Kunden widmen wir dem Thema Prozesse rund um die Genehmigung und Auszahlung immer recht viel Zeit, da wir hier enormes Potential für Einsparung und Qualitätserhöhung sehen.

Nahezu immer prüfen neben der Buchhaltung (Das sehen wir uns weiter unten an.) auch die Vorgesetzen. Meist wird diskutiert, ob die Vorgesetzte vor oder nach der Buchhaltung prüfen sollen. In seltenen Fällen verzichten unsere Kunden auch auf die Prüfung durch dir Vorgesetzten.

Auch wird oft darüber diskutiert, was passieren soll, wenn eine Reise auf eine abweichende Kostenstelle oder gleichzeitig auf ein Projekt gebucht werden soll. Wer kontrolliert dann? Oder es gibt noch komplexere Bedingungen, die sogar mehrstufige Freigaben erfordern. So gab es einmal einen Fall, wo bspw. innerhalb Deutschlands die erste Führungsebene freigeben musste, innerhalb der EU die nächsthöhere und bei transatlantischen Reisen immer die Geschäftsführung.

Kennen Sie solche oder ähnliche Regelungen oder Diskussionen? Für uns ist es absolut nachvollziehbar, wo solche Reiserichtlinien herkommen. In der Vergangenheit bei analogen Prozessen, sollte so sichergestellt werden, dass Richtlinien eingehalten und Kosten im Rahmen gehalten werden.

Schauen wir uns einmal realistisch an, was Vorgesetzte in solchen Fällen tatsächlich prüfen. Fragen Sie sich:

  • Kennen Ihre Vorgesetzten alle gesetzlichen Grundlagen des Reiserechts?
  • Kennen Ihre Vorgesetzten alle internen Regeln der Reiserichtlinie?
  • Kennen Ihre Vorgesetzten konkrete Limits oder ähnliches?

Was prüfen sie also? Es wäre vorstellbar, dass die Einhaltung von Budgets relevant ist. Dafür benötigen sie allerdings Auswertungen zu den Reisekosten aller Reisenden der Kostenstelle oder des Projektes. Da hilft die einzelne Reise nicht. Oder prüfen Sie, ob diese Reise überhaupt nötig war? Auch das wäre eher skurril. Denn es darf von zwei Punkten ausgegangen werden:

  • Reisen sind in aller Regel bereits vor der Reise mit den Führungskräften abgesprochen oder gehören zu den originären Aufgaben der Reisenden selbst
  • Es steht niemand früh auf und überlegt sich: Wo könnte ich heute mal geschäftlich hinreisen, ohne dass es einen Grund gibt.

Wir können also davon ausgehen, dass die Prüfung und/oder Freigabe von Reisekostenabrechnungen durch Vorgesetzte tendenziell für diese eher eine nervige Zusatzaufgabe oder Belastung darstellt. Im besten Fall ein lästiges als notwendig empfundenes Übel.

Trauen Sie sich und fragen doch einfach einmal Ihre Führungskräfte, ob sie gern darauf verzichten würden, wenn sie gleichzeitig bspw. eine monatliche (oder Quartals-) Auswertung bekommen.

Welche Möglichkeiten wir hier anbieten, werden wir im letzten Abschnitt skizzieren.

Was prüft die Buchhaltung?

Beim zweiten Paar im 4-Augen-Prinzip, der Buchhaltung (oder manchmal ist es auch in der Personalabteilung angesiedelt), sieht das schon anders aus. Hier dürfen wir entsprechende Expertise voraussetzen, obwohl bei sich teilweise schnell ändernden Gesetzen und Regelungen auch das nicht immer zu 100% im Reisekostenrecht gegeben ist.

Neben der Überprüfung der Reisekostenabrechnungen in Hinblick auf Einhaltung von Gesetzen und Reiserichtlinien steht hier sicher die Belegprüfung im Vordergrund.

  • Ist für jede Transaktion ein Beleg vorhanden
  • Sind die Belege korrekt (z.B. Hotelbeleg enthält Firmierung, auf Taxibeleg ist auch die richtige MwSt. angekreuzt usw.)
  • Sind Belege korrekt gesplittet (z.B. im Restaurant Getränke; Speisen; Tipp)
  • Stimmen Zusatzangaben, wie bewirtete oder beschenkte Personen
  • Ergeben sich steuerliche Aspekte aus der Transaktion (fällt bspw. Pauschalsteuer oder sogar ein individuell zu versteuernder Anteil an)
  • Stimmen die abgerechneten Werte mit den Belegen überein.
  • Usw.

Im Bereich der Verpflegungsmehraufwendungen geht es dann meist um Aspekte, wie die folgenden:

  • Stimmen die Zeiten der An- und Abreise
  • Ist das richtige Land, die richtige Stadt ausgewählt
  • Sind entsprechende Kürzungen korrekt vermerkt
  • Muss ggf. die 3-Monatsregel angewendet werden
  • Usw.

Wir verstehen alle in der Buchhaltung, die bisher darauf bestehen, dass hier alle Belege und Transaktionen zu prüfen sind, bevor es in der Finanzbuchhaltung debitorisch und kreditorisch verbucht und dann ausgezahlt wird. Bei den meisten unserer Kunden wird es zumindest in den ersten Monaten der Zusammenarbeit auch zu 100% so organisiert.

Und gleichzeitig möchten wir auch das zumindest einmal diskutieren.

Wie können Prüfprozesse in der Zukunft aussehen?

Um diese Frage beantworten zu können, sollten die zwingend nötigen Schritte klar sein. Und dann kann man sich im zweiten Schritt ansehen, ob und wie das von Maschinen zuverlässig erbracht werden kann oder wo zwingend Menschen eingreifen müssen.

Im Folgenden möchte ich skizzieren, welche Möglichkeiten heute bei uns schon bestehen, um den Prüfprozess aus unserer Sicht 100% automatisiert durchzuführen und welche Stufen wir gleichfalls anbieten, um die Menschen schrittweise daran zu gewöhnen, ggf. bestehende Vorbehalte zu beachten und dann in der Praxis abzubauen.

Was muss zwingend erfüllt sein?

  • Ein 4-Augen-Prinzip in der Kontrolle
  • Überwachung aller gesetzlichen Vorschriften
  • Überwachung aller organisationsspezifischen Regeln der Reiserichtlinie
  • Kontrolle, dass alle Belege digital vorliegen
  • Kontrolle, dass alle wesentlichen Werte korrekt im System eingetragen sind
  • Querchecks und Plausibilitätsprüfungen

All diese Punkte werden bei unserer Lösung erfüllt, was wir im nächsten Abschnitt etwas näher erläutern möchten.

Das 4-Augen-Prinzip erfüllen bei uns voneinander unabhängige Softwaresysteme. Im ersten Schritt werden die Werte der Belege entweder via Schnittstelle von den Kreditkartenanbietern importiert oder mittels OCR aus den digitalisierten Belegen ausgelesen. Dabei ist es egal, ob der Beleg mit unserer APP digital erfasst oder einfach an unser System per E-Mail geschickt wird. Dann erfolgt in einem zweiten Schritt die Kontrolle der Erfassung durch eine zweite Software, welche sich komplett darauf konzentriert, ob Werte in der Datenbank des Systems mit den Werten auf den Belegen zu 100% übereinstimmen. Werden Abweichungen erkannt, werden diese Belege optisch markiert, sodass Prüfende sich diese Belege genauer ansehen und dann ggf. korrigieren können.

Gesetzliche Vorschriften werden von uns grundsätzlich ausgeliefert und regelmäßig aktualisiert. Diese gilt nicht nur deutsches Recht, sondern für über 80 Länder weltweit.

Wichtig ist es jedoch auch, kundenspezifische Regeln zu überwachen. Vielleicht gibt es bei Ihnen Limits für Hotels, für Flüge oder Sie zahlen abweichende VMA usw. Hier kommt es für uns darauf an im Projekt sehr genau mit Ihnen als Fachkräfte gemeinsam jede Regel zu besprechen und im System abzubilden. Das System selbst überwacht diese (und die Gesetze) dann im Rahmen eines Ampelsystems. Als ROT markierte Belege können NICHT eingereicht werden, weil Gesetze missachtet oder entsprechende Regeln gebrochen werden. GRÜN markierte Belege entsprechen zu 100% allen Regeln, müssen also nicht noch einmal überprüft werden. Bleiben die GELB markierten. Hier gibt es Regelverletzungen, bei denen Sie ggf. eine Ausnahmegenehmigung in Erwägung ziehen. Für diese Fälle können wir digital eine Begründung erzwingen, die Ihne bei der Entscheidungsfindung hilft.

Um Papierbelege vernichten zu können, muss nach GoBD jeder Beleg vorschriftsmäßig digitalisiert und archiviert werden. Dies prüft unser System über die Regel, dass an jeder Transaktion ein digitales Dokument angehängt sein MUSS. Was aber, wenn die Reisenden falsche PDF oder Fotos anhängen. Dann ergibt die Prüfung, dass ein digitaler Anhang da ist. Sie erinnern sich an das 4-Augfen-Prinzip? Natürlich wird die zweite Prüfsoftware Alarm schlagen und diesen Beleg markieren. Sie checkt ja auch, dass die Werte in der Datenbank identisch mit denen auf den Belegen sind. Das gilt im Übrigen auch, sofern Reisende die Belege manuell erfassen, was auch möglich aber völlig unnötig ist.

Darüber hinaus gibt es im System jede Menge Querchecks. Hier eine kleine Auswahl:

  • Ist bei den VMA die Mahlzeitenkürzung markiert, wenn die Person gleichzeitig auf einem Bewirtungsbeleg auftaucht
  • 3-Monatsregel-Überwachung vor Zahlung der VMA
  • Handelt es sich tatsächlich um eine Bewirtung oder um eine Zuwendung
  • Usw.

Wir sehen also, dass bereits heute gute Softwaresysteme die Prüfungen zu 100% (auch im 4-Augen-Prinzip) übernehmen können. Fehler werden schon bei er Erfassung und vor der Einreichung der Reisekosten durch Regeln und Hinweise minimiert. Menschen greifen in den wenigen Fällen ein, wo die Software Fehler entdeckt hat.

Unsere Erfahrung ist es, dass diese weitreichende Abgabe der Kontrollfunktion am Start des Projektes meist nicht funktioniert. Alle Beteiligten müssen erst Vertrauen in die Funktionsweise der Software und die Prüfsysteme gewinnen. Aus diesem Grund gibt es einige Möglichkeiten sich schrittweise zur automatisierten Kontrolle zu entwickeln.

Führungskräfte können z.B. für sich selbst entscheiden, ob sie alle Belge prüfen wollen oder nicht. Sie können im System protokolliert entscheiden, dass ihnen nur Belege angezeigt werden, die GELB markiert sind. So werden sie stark entlastet.

Prüfende können für sich entscheiden, ausschließlich Belege mit roten Markierungen aus dem 4-Augen-Prinzip genauer anzusehen. Oder wir hinterlegen Regelwerke, dass aus jeder Belegkategorie ein definierter Prozentsatz geprüft werden muss. (z.B. 15% der Flüge; 10% der Hotels usw.)

Fazit

Sie sehen, dass es heute bei wirklich gut konzipierten Systemen mit Einsatz von KI nahezu 100% solche Routineprüfungen an die Maschinen zu delegieren und so wertvolle Arbeitszeit von Fach- und Führungskräften frei zu bekommen für tatsächlich wertvolle Arbeit.

Wir sind davon überzeugt, dass sich in den nächsten Jahren gerade im Bereich von maschinellem Lernen (KI) weitere große Fortschritte ergeben werden, sodass wir mehr und mehr solcher Erfassungs- und Prüfprozesse von Software erledigen lassen. Lesen Sie dazu gern auch unsere Blogbeiträge zu KI. LINK

Gleichzeitig sind unsere Kundinnen und Kunden für uns wertvolle Partner. D.h. auch, dass wir selbstverständlich auch die heute noch in der Mehrheit etablierten Prozesse mit menschlichen 4-Augen-Kontrollen abbilden können. Wir zwingen niemanden dazu jede Funktion der Software zu nutzen. Diese soll den Menschen dienen und nutzen. (nicht umgekehrt.)

Wir möchten diesen Beitrag als Diskussionsvorschlag verstanden wissen. Sehr gern gehen wir mit Ihnen in die direkte Diskussion in einem Termin oder schreiben Sie uns auch Feedback

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