Mobiles Arbeiten 3

Wie Sie einfach Verpflegungsmehraufwendungen und km-Geld mit der APP erfassen

Mobiles Arbeiten im Travelmanagement

In dieser Mini-Serie zum mobilen Arbeiten haben wir die Geschäftsreise in 4 wesentliche Phasen unterteilt, um uns anzusehen, welche Auswirkungen und/oder Möglichkeiten mobiles Arbeiten jeweils hat. Die ersten drei Phasen haben wir unter Mobiles Arbeiten 1 betrachtet. Und im zweiten Blog dieser MINI-Serie haben wir uns angesehen, wie leicht es sein kann unterwegs bereits easy Belege zu erfassen und zu digitalisieren.

Wenn Sie das interessiert und Sie diesen Blog-Beitrag noch nicht gelesen haben, finden Sie ihn hier:

Was sollte eine APP für Reisekostenabrechnung, die Ihnen hilft Belege zu verarbeiten noch können? Damit wollen wir uns heute befassen.

Die Belege sind erfasst und digitalisiert – Was nun?

Im ersten Teil dieser MINI-Serie haben wir uns ja auch mit der Reiseplanung beschäftigt. Ein Thema war die Buchung der Reisemittel via Online Booking Engine (OBE). Nutze ich eine solche oder werden auf anderem Weg viele meiner Reisemittel zentral gebucht, so werden diese ja meist auch über zentrale Firmenkreditkarten gezahlt. D.h. ich habe damit meist nichts zu tun.

Auf der Reise selbst fallen nur noch ein paar kleinere Belege an. Das können Parkscheine oder Tankquittungen sein oder auch einmal etwas komplexere Bewirtungsbelege. Zu dem Thema Bewirtung werden wir ganz sicher zu späterer Zeit auch noch einen ausführlichen Blog schreiben.

Aber wie oben geschrieben, ist ja das Erfassen der Belege mit der APP im Blogbeitrag 005 – Mobiles Arbeiten 2 beschrieben.

In vielen Fällen stellen die Auszahlungen zu den Verpflegungskostenmehraufwendungen (VMA) oder die Kilometerpauschale einen nicht unerheblichen Anteil dar.

Das Erfassen von VMA

Aus den oben beschriebenen Punkten lässt sich ableiten, dass neben der einfachen Erfassung der Belege auch die VMA’s über eine APP sicher und leicht erfassbar sind. Dazu gehört dann aus unserer Überzeugung auch, dass gesetzliche Grundlagen und ggf. betriebliche Regelungen volle Berücksichtigung finden.

In einem späteren Beitrag werden wir das Thema Verpflegungskostenmehraufwendung oder wie viele Reisende dazu sagen – Tagegeld – noch einmal möglichst ausführlich beleuchten.

Heute geht es erst einmal um die Erfassung und diese sollte möglichst einfach sein.

Bei unserer APP brauchen die Reisenden lediglich Startdatum und Zeit, sowie Enddatum und Zeit erfassen. Beides ähnelt sehr der Auswahl solcher daten bei der Flug- oder Ticketbuchung. Manche vergleichen es auch mit der Festlegung einer Weckzeit beim Alarm von Apple. Fakt ist, es ist leicht, schnell und intuitiv.

Als letztes muss noch der Ort erfasst werden, denn nur so kann das System natürlich berechnen, mit welchem Satz zu rechnen ist. Hier brauchen die Reisenden aber keine Gesetzeskenntnisse oder müssen in der Tabelle des Bundes Wirtschaftsministeriums nachschlagen. Sie wählen einfach aus einer hinterlegten Tabelle aus. Um langes Scrollen zu umgehen, schreibt man einfach los und bekommt nach wenigen Buchstaben direkt die Lösungen angeboten. Suche ich z.B. nach Frankreich, reicht – Fr. Jetzt wird mir nicht nur Frankreich angeboten, sondern auch Paris, Lyon, Marseille, Straßburg. Und genau auf diesem Weg werde ich unterstützt und kann nicht vergessen, dass in diesen Städten ein von Frankreich abweichender Tagessatz gilt.

Richtig gute APP’s überwachen an diesem Punkt im Hintergrund gleich noch die 3-Monatsregel mit, aber auch das soll später noch als separates Thema ausführlicher behandelt werden.

Das Erfassen von VMA nach internationalem Recht

Im vorherigen Abschnitt sind wir von Reisenden ausgegangen, die nach deutschem Recht reisen, also danach die VMA’s gezahlt bekommen. Unser System bieten wir allerdings für viele Länder weltweit an (Europa in jedem Fall komplett).

In den Fällen, wo unsere Kund:innen Gesellschaften in verschiedenen Ländern haben und eine einheitliche Software nutzen möchten, werden natürlich je Land auch die dortigen Regeln hinterlegt. So soll beispielhaft unser Nachbarland Österreich genannt sein, in welchem über diverse Kollektivverträge auch das Tagegeld geregelt ist. Hier finden wir sehr häufig deutlich komplexere Regelungen in Bezug auf An-, Abreise, Wochenende, Reisezeiten außerhalb der Dienstzeiten usw.

Hier gilt es die vielfältigen internationalen Regelungen und Besonderheiten genau zu besprechen und so umzusetzen, dass alle Reisenden weiterhin eine absolut einfache Erfassung behalten, so wie wir das z.B. beim World Wide Roll Out für den DIHK getan haben.

Das Erfassen der Kilometerpauschale

Lassen Sie uns am Schluss noch schnell den dritten Bereich bei der Erfassung einer Reise ansehen.

Nutzen Reisende die privaten PKW für geschäftliche Zwecke, kann dies kompensiert werden. Selbst bei einem scheinbar so einfachen Thema, kann es sehr schnell komplex werden, wenn gesetzliche Grundlagen, betriebsinterne Abweichungen und wie bei den VMA auch noch verschiedene Länderrechte betrifft. Dazu kommt, dass es häufig zwischen den Begriffen Pendlerpauschale und KM-Geld zu Vermischungen oder Verwechselungen kommt.

Dazu haben wir bereits im Blogbeitrag 009 geschrieben.

Hier und heute geht es immer noch um das mobile Arbeiten, also wie kann ich auch diese Werte schnell und unkompliziert erfassen und abrechnen.

Bei uns werden alle Reisenden sofort klarkommen, die schon einmal bei Google Maps eine Route gesucht haben, denn die Erfassung folgt exakt dem gleichen Prinzip. Dabei können die Reisenden natürlich auch Abschnitte verknüpfen, indem sie von A nach B, von B nach C usw. fahren, bis sie irgendwann wieder bei A angelangt sind.

Habe ich die genaue Adresse nicht parat, kann ich natürlich auch einfach die Namen von Kunden oder Interessenten suchen und erfassen, welche ich auf meiner Geschäftsreise besucht habe.

Jetzt haben wir in der Serie neben Vorbereitung, Planung und der Buchung auch die komplette Erfassung aller drei Komponenten der Reisekostenabrechnung beleuchtet (Belege, VMA und km-Geld).

Aber was ist mit Antrags- und Genehmigungsprozessen oder wie gehen wir mit der Begrenzung von OCR Software um? Dazu werden wir in loser Folge diese Mini-Serie fortsetzen.

Sollten Sie den Anfang verpasst haben, lesen Sie gern auch hier:

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