Mobiles Arbeiten 2 Belege digitalisieren via APP
Belege digitalisieren - Reisekostenabrechnung via APP
Mobiles Arbeiten 2
Mobiles Arbeiten im Travelmanagement
In unserem letzten Blog haben wir die Geschäftsreise in 4 wesentliche Phasen unterteilt, um uns anzusehen, welche Auswirkungen und/oder Möglichkeiten mobiles Arbeiten jeweils hat.
Die Phasen der Planung, der Reisemittelbuchung und der Geschäftsreise selbst haben wir dabei aus verschiedenen Perspektiven betrachtet. Wenn Sie das interessiert und Sie diesen Blog-Beitrag noch nicht gelesen haben, finden Sie ihn hier:
Heute wollen wir uns der letzten Phase, der Nachbearbeitung widmen. In diese fällt auch die Reisekostenabrechnung. Was bringt eine Reisekosten APP? Welche Voraussetzungen sollte sie erfüllen und wie hängt das mit mobilem Arbeiten zusammen?
Nachbereitung der Geschäftsreise
Jede Geschäftsreise hat einen Zweck und meist fängt die „richtige“ Arbeit erst nach der Reise an. Die Ergebnisse müssen ausgewertet werden, Kunden und Interessenten erwarten Zuarbeiten, vielleicht müssen weitere Termine koordiniert werden oder, oder, oder.
Und zu all den Dingen, die für unsere eigentliche Arbeit stehen, kommen jetzt noch so lästige Themen, wie Belege verarbeiten, eine Reisekostenabrechnung anzustoßen und irgendwann hoffentlich das Geld zu bekommen.
Wie wäre es, wenn Reisende mit einer APP für Reisekostenabrechnung Teile dieser Nachbereitung bequem schon in die Phase der eigentlichen Geschäftsreise verlegen könnten?
Das Erfassen von Belegen
Es ist erstaunlich, in wie vielen Unternehmen immer noch PDF-Formulare oder Excel-Sheets ausgefüllt werden, an welche dann auf Papier aufgeklebte Belege angehängt werden. Das ist das Gegenteil von mobilem Arbeiten und zunehmend lassen sich z.T. in teuren und aufwendigen Recruiting-Prozessen angeheuerte Mitarbeiter:innen das nicht mehr gefallen. Reisende verwenden für alle möglichen Dinge APPs – nur für die Reisekostenabrechnung haben sie keine APP.
Wir oder bspw. auch SAP mit Concur bieten unseren Kunden natürlich eine APP für die Reisekostenabrechnung. Belege können jederzeit, direkt im Moment, in welchem ich sei erhalte mit der Reisekosten APP erfasst und digitalisiert werden.
- Smartphone entriegeln
- APP starten
- Die Erfassung öffnen
- Smartphone über den Beleg halten
- Fertig
Alles andere wird von der Software erledigt. Ich habe mir z.B. angewöhnt nicht jedes Mal, wenn ich einen Beleg bekomme, diesen sofort zu digitalisieren. Ich sammle alle Belege der Reise und dann auf der Heimreise erfasse ich alle Belege hintereinander. Sei es, dass ich im Zug sitze oder auf dem Flughafen noch auf meinen Flieger warte. In jedem Fall nutze ich sonst „verlorene Zeit“ und muss nicht am Samstag in meiner Freizeit Belege aufkleben oder tackern.
Natürlich gibt es verschiedene Anbieter solcher Reisekosten APPs. Und doch gibt es auch hier deutliche Unterschiede. Sie sollten in der Bedienung selbsterklärend und einfach sein. Alles muss schnell gehen und vor allem muss ich mich auf die Ergebnisse verlassen können.
Klappt die Erfassung schnell und unkompliziert, ich muss aber im Nachgang jeden zweiten Beleg in der Software noch einmal „anfassen“ und nachbessern oder bekomme meine Reise nicht freigegeben und bezahlt ohne x Rückfragen aus der Buchhaltung, hilft mir der mobile Ansatz nichts. Keine Einsparung von Zeit, nicht weniger, sondern noch mehr Stress.
Wir haben natürlich das Experiment gewagt. Vergleichen Sie es einfach mit Ihrer derzeitigen Praxis.
12 Minuten hat es gedauert, bis die folgenden 29 Belege erfasst, digitalisiert, auf gesetzliche Bestimmungen und die Reiserichtlinie geprüft und eingereicht waren.
- 5 Hotelbeleg
- 4 DB – Belege
- 3 Mietwagen Rechnungen
- 4 Flugtickets
- 2 Parktickets
- 7 Taxi-Quittungen (inkl. handschriftlicher Anteile)
- 3 Tankbelege
- 1 ÖPNV Ticket
Zum Auslesen der wichtigsten Attribute (Betrag, MwSt usw.) nutzen die meisten Reisekosten APPs eine Software zur Optical Character Recognition (OCR).
Diese hat aber ihre „Tücken“ und vor allem ist sie nicht lernfähig. Gute OCR’s liefern ca. 75 – 85% richtige Ergebnisse. Wenn 80% korrekt hieße, dass von 10 Belegen 8 richtig ausgelesen werden und ich zwei nachbearbeiten muss, fände ich das noch irgendwie ok. Meist ist es allerdings so, dass die OCR in allen 10 Belegen 80% richtig ausliest und 20% falsch. D.h. Reisende müssen nach Benutzung Ihrer Reisekosten APP nahezu jeden beleg noch einmal nachbearbeiten.
Weshalb das bei uns nicht so ist und was noch alles mit der APP für die Reisekostenabrechnung geht, außer Belege zu erfassen und zu digitalisieren?
Dazu mehr in den anderen Blog-Beiträgen dieser Mini-Serie:
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