Mobiles Arbeiten 1

Wie Sie eine Reisekosten APP nutzen und was zu beachten ist?

Ohne „Mobile Devices“ geht nichts mehr

Das Thema "Mobiles Arbeit" selbst in unserem Spezialgebiet Travelmanagement ist so umfangreich, dass wir heute mit diesem Blog eine kleine „Reihe“ starten wollen, welche sich mit verschiedenen Aspekten beschäftigen wird.

Jeder von uns kennt das. Man sitzt im ÖPNV und wo immer man hinsieht, starren Menschen auf ihre Smartphones oder Pads. Natürlich sieht man es nur, wenn man nicht selbst auf das eigene Gerät sieht und dort noch schnell etwas liest, E-Mails checkt usw.

Ich bin weit entfernt davon, jetzt hier die Diskussion über Sinn oder Unsinn oder die soziologischen Folgen dieser veränderten Welt aufzunehmen. Ich stelle einfach fest, dass es so ist. Das zeigt, „Mobile Devices“ durchdringen unseren Alltag und bestimmen damit auch sehr wesentlich unsere Arbeit. Noch zur Jahrtausendwende (Die älteren unter uns werden sich erinnern.) waren es nur ausgewählte Geschäftsreisende, die mit Blackberry oder PDA’s unterwegs gearbeitet haben. Heute ist es für Geschäftsreisende völlig undenkbar nicht mit Laptop, Pad und/oder Smartphone unterwegs zu arbeiten.

Das führt ganz sicher an manchen Stellen zu einer Arbeitsverdichtung und mehr Stress. Gleichzeitig können wir aber auch mit intelligenten APP’s für Entlastung und weniger Stress sorgen.

Mobiles Arbeiten im Travelmanagement

Unser Blog konzentriert sich im Wesentlichen auf das Thema Travelmanagement und Reisekostenabrechnung. Also wollen wir uns das Thema „mobiles Arbeiten“ in diesem Segment ansehen.

Grundsätzlich sehen wir bei den Geschäftsreisen vier Phasen: die Planung der Geschäftsreise, die Buchung der Reisemittel, die Geschäftsreise selbst und die Nachbereitung zu der unter anderem auch die Reisekostenabrechnung gehört. Lassen Sie uns in den nächsten Abschnitten jede Phase unter dem Aspekt des „mobilen Arbeiten“ ansehen.

Planung der Geschäftsreise

Zu dieser Phase gehören einige recht unterschiedliche Aspekte. Zum einen hat sich in den letzten 1,5 Jahren auch durch mobiles Arbeiten die Notwendigkeit für Geschäftsreisen reduziert. Denn wir kommunizieren viel häufiger aus dem Office, dem Home Office oder sogar von unterwegs via WEB-Meetings. Zum anderen lassen sich in vielen Branchen der direkte Kontakt zu Kunden oder Vor-Ort-Termine z.B. für Wartungsarbeiten an technischen Anlagen usw. nicht vermeiden. Diese konnten für eine Weile ausgesetzt oder verschoben, müssen aber zusehend wieder aufgenommen werden.

Zählte früher in diese Phase eher nur das Koordinieren der Termine und ggf. noch von Routen usw., so müssen heute tagesaktuelle Ein- und Ausreiseregelungen, Ampelsysteme usw. beachtet werden. Quarantäneregeln und die hohe Dynamik müssen mit Stornovereinbarungen abgeglichen werden uvm.

Natürlich können sich Geschäftsreisende mobil jederzeit dazu informieren. Aus unserer Sicht sollte das als ein Service des Travelmanagements organisiert werden. Ob dieses eine eigenständige Abteilung oder im HR angesiedelt ist, spielt dabei sicher eine untergeordnete Rolle. Auch gibt es dafür Dienstleister, an die man solche Services outsourcen kann. Gerade bei komplexeren Reisen, die auch aus der EU herausführen, kann es außerordentlich hilfreich sein, sich von Spezialisten unterstützen zu lassen.

Buchung der Reisemittel

Hier möchte ich an den letzten Satz des vorherigen Abschnitts anknüpfen. Natürlich ist es heute für Reisende sehr leicht mobil Reisemittel zu buchen. Da gibt es diverse APP’s von der DB, den Fluggesellschaften, Hotelanbietern usw. Das alles erleichtert es Reisenden eigenständig die Reisemittel zu buchen. Was jedoch für eine 2-tägige Reise bspw. von Berlin nach Duisburg noch relativ einfach ist, kann für eine 4-wöchige Reise über den nahen Osten nach China oder transatlantisch ganz anders aussehen.

Zudem ist es lästig, wenn ich meine Reisemittel mit verschiedenen APP’s buchen muss (Flug, Hotel, Mietwagen, DB usw.) Dann noch Preise vergleichen und die firmeninternen Reiserichtlinien einhalten ???

Genau aus diesem Grund nutzen Unternehmen zunehmend eine   (OBE). Der große Vorteil liegt auf der Hand. Richtlinien sind hinterlegt oder über Ampelsysteme und Genehmigungsworkflows abgesichert und die Reisenden können verschiedene Reisemittel zusammen und in einem „Rutsch“ buchen. Eine zentrale Abrechnung aller über die OBE gebuchten Reisemittel über eine Firmenkreditkarte ergibt später in der Nachbearbeitung und Buchhaltung zusätzliche Vorteile.

So kann es geschafft werden, dass 80-85% aller Reisemittel einfach, schnell und digital (und damit jederzeit an jedem Ort, also mobil) gebucht werden. Aber auch die OBE hat ihre Grenzen bei den oben skizzierten hochkomplexen Reisen.

Aus den oben skizzierten Vorteilen und Grenzen arbeiten wir partnerschaftlich mit einigen OBE-Anbietern und auch mit klassischen Business Reisebüros zusammen. So beraten wir unsere Kunden dabei digitales und analoges Arbeiten intelligent zu verbinden.

Mobiles Arbeiten - Geschäftsreise

Hier ist sicher eine der ganz großen Veränderungen durch die „Mobile Devices“ festzustellen. Reisezeit wurde früher nahezu vollständig als „verlorene Zeit“ wahrgenommen. Ggf. konnte man noch vorher ausgedruckte Dokumente als Vorbereitung lesen, später mit den ersten Mobiltelefonen wurden dann ein paar geschäftliche Telefonate geführt usw.

Heute sind Geschäftsreisende nahezu jederzeit und überall arbeitsfähig. Über Cloudservices haben sie Zugriff auf alle Dokumente, E-Mails werden von unterwegs erledigt, und wenn es das Reisemittel zulässt (z.B. im Zug), nimmt man auch schon einmal an einer WEB-Konferenz von unterwegs teil.

So effizient das alles ist, gibt es definitiv einige Aspekte, die hier beachtet werden müssen. Beispielhaft sei hier auf Sicherheitsaspekte verwiesen. Zu oft sitze ich im Zug neben Geschäftsreisenden, deren Bildschirm nicht gesichert ist, sodass ich interne Zahlenwerke, E-Mails usw. mitlesen könnte. Oder wie oft haben Sie schon „gezwungener Maßen“ Telefonaten gelauscht, deren Inhalt eher nicht in die Öffentlichkeit gehört. Hier braucht es definitiv mehr Aufmerksamkeit, Schulung und ggf. auch technische Sicherungsmaßnahmen.

Ich bin mir sicher, dass allein diese Aspekte mehr als einen Bolg-Beitrag füllen würden. Doch sind wir keine Spezialisten dafür und so sollen diese kurzen Anmerkungen reichen.

Unser Spezialthema ist ja die Reisekostenabrechnung und wie man in dieser letzten Phase der Geschäftsreisetätigkeit mit einer Reisekosten APP Stress reduzieren und mobile Arbeiten zu seinem Vorteil nutzen kann.

Dazu mehr in den anderen Blog-Beiträgen dieser Mini-Serie:

Mobiles Arbeiten 2

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